16.09.2023 – Lesezeit – 4 Minuten

Die 5 Schlüsselbereiche für die Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei_

Fakt ist, dass Sie als Steuerkanzlei vor der Herausforderung stehen, sich agil und schnell an neue Anforderungen anpassen zu müssen.

Die jüngsten Ereignisse während der Corona-Pandemie haben verdeutlicht, wie entscheidend es ist, die Digitalisierung in den Mittelpunkt Ihrer Kanzleistrategie zu stellen.

Die Digitalisierung der eigenen Kanzlei kann jedoch ein komplexes und verwirrendes Unterfangen sein.

Vielleicht haben Sie schon inmitten der Fülle von Technologien und Prozessen, die auf den Markt strömen, den Überblick verloren. Verpasste Chancen, ineffiziente Arbeitsabläufe und frustrierte Mitarbeiter können die Folge sein.

Indem wir das komplexe Thema der Digitalisierung in fünf Schlüsselbereiche herunterbrechen, können wir uns leichter einen Überblick verschaffen, der hilft einen klaren Kopf zu bewahren und das Thema strukturiert anzupacken.

Das Ziel soll ja schließlich sein, dass die Digitalisierung nicht nur eine Notwendigkeit ist, sondern zur Gelegenheit für Wachstum und Effizienzsteigerung wird.

Packen wir’s an!

Schritt 1 – Einführung und Start des Digitalisierungsprozesses

Wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Kanzlei als Prozess anpacken und einen klaren Fahrplan für alle Beteiligten formulieren, haben Sie die besten Chancen für eine erfolgreiche Zukunft.

Ja, das tut weh und bindet Ressourcen, die sowieso schon knapp sind. Aber es geht nun mal um strukturelle Veränderungen, die Ihre Kanzlei langfristig wettbewerbsfähig und profitabel zu halten.

Alles andere ist nur ein Flickenteppich, der zu Reibungspunkten bei Mitarbeitern und Mandanten führt.

Was heißt das nun konkret?

Wenn Sie Ihre Entscheidungen in mehreren internen Veranstaltungen präsentieren, können Sie alle Beteiligten begeistern und mit ins Boot nehmen.

Wenn Sie die Ernsthaftigkeit des Themas erklären und die folgenden Fragestellungen Ihren Mitarbeitern beantworten können, haben Sie ein gesundes Umfeld für Ihren Digitalisierungsprozess geschaffen:

1. Was ist der Sinn aller geplanten Maßnahme?
2. Welche werden verfolgt?
3. Wer sind die Beteiligten der einzelnen Schritte und wie genau ist jeder einzelne Mitarbeiter betroffen?
4. Welche Anforderungen stellen Sie an Ihre Mitarbeiter und wie können diese den Anforderungen gerecht werden?
5. Wie verändern sich die Arbeitsplätze und Arbeitsprozesse in der Kanzlei?
6. Wird es Schulungsangebote geben, die von engagierten Mitarbeitern genutzt werden können?

Schritt 2 – Mitarbeiter

Große Veränderungen lösen Unsicherheiten aus. Das wird zwangsläufig auch bei Ihren Mitarbeitern so sein. Wie in Schritt 1 erwähnt, können Sie mit einer geplanten und vorbereiteten Einführung in das Thema erste Ängste nehmen und professionell an den Veränderungsprozess herantreten.

Widerstände treten vor allem bei alt eingefahrenen und funktionierenden Prozessen auf, die nun aufgebrochen werden müssen.

Die Reaktionen können von strikter Verweigerung, über Angst bis zu Ignoranz reichen. Natürlich sind auch positive Reaktionen möglich, was wiederum zu internen Streitigkeiten und Reibereien führen kann.

Jeder Ihrer Mitarbeiter ist anders. Räumen Sie sich die Zeit in der Zeit des Umbruchs ein, um individuell auf die Bedürfnisse, Ängste und Sorgen eingehen zu können. Kommunikation auf einer individuellen Ebene ist das A und O. Beantworten Sie sich die folgenden Fragen:

1. Wie können Sie jeden Mitarbeiter in den digitalen Wandel einbinden und Aufgaben verteilen?
2. Können Sie Zeiten definieren, an denen Sie regelmäßig mit jedem einzelnen Mitarbeiter über den Wandel und die persönliche Rolle sprechen können?
3. Wie wollen Sie kommunizieren (z. B. mit Meetings und mit internen Kommunikationskanälen)?

Schritt 3 – Mandanten

Bisher haben wir uns mit der Nabelschau Ihrer eigenen Kanzlei beschäftigt. Ein neuer Grad der Komplexität entsteht, sobald Sie sich im Zuge der Digitalisierung mit Ihren Mandanten beschäftigen.

Auch hier gilt es offen über die Veränderungen in Ihrer Kanzlei zu kommunizieren. Da Sie Ihre Mandanten nicht unbedingt von den nötigen digitalen Kanälen und Voraussetzungen für Ihre neuen Kanzleiprozesse überzeugen können, gilt es vor allem Schnittstellen und Aufnahmeprozesse zu schaffen.

In dem Aufnahmeprozess müssen Themen der Beleganlieferung, der digitalen Kommunikation und vieles mehr geklärt und festgehalten sein. Eventuell sind auch Einrichtungsprozesse von Software und oder Hardware beim Mandanten notwendig.

Tipp: Einige Kanzleien haben es geschafft, diesen Prozess als Leistung anzubieten und so neue Umsatzpotentiale bei der Mandantenannahme zu heben.

Die folgenden Fragen können dabei helfen, Ihre Mandanten im Digitalisierungsprozess mitzunehmen:

1. Welche Mandanten eignen sich als Pilotmandate für den Digitalisierungsprozess?
2. Welche Argumente und Mehrwerte können Sie formulieren, um Ihren kanzleiinternen Aufwand bei der Anbindung Ihrer Mandanten auch abrechnen zu können?

Wie wollen Sie mit komplizierten Mandaten umgehen, die Ihren Veränderungsprozess partout nicht mitgehen wollen?

Schritt 4 – Technik

Erst jetzt kommen wir bei unseren Überlegungen bei der Fragestellung der Technik an.

Hierbei empfiehlt sich ein Fokus auf Ihre Kanzleiprozesse. Betrachten Sie die drei wichtige Ebenen Ihrer Prozesse und suchen Sie gezielt nach Lösungen, die Sie überzeugen:

1. Ihre Dienstleistungen
   Dazu zählen z. B. der digitale Belegtransfer (per App, Webupload, Direktscan oder Rechnungseingang per E-Mail), der Datentransfer und die digitale Mandantenkommunikation, oder Lösungen zum Belegabruf aus Portalen.
2. Ihre internen Prozesse
   Dazu zählen z. B. Zusammenarbeit via Dokumentenmanagementsystem (DMS), ein digitaler Posteingang und Postausgang, oder digitale Bescheidprüfung.
3. Ihre Außenkommunikation
   Dazu zählen z. B. Bemühungen auf Social Media, E-Recruiting oder die Möglichkeit der Terminvereinbarung über die Kanzleiwebsite.

Schritt 5 – Zeitrahmen und Controlling

Wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Kanzlei als Prozess verstehen, versäumen Sie nicht, entsprechende Zielstellungen und Zeitrahmen zu definieren.

Sie wollen nicht ins Schwimmen geraten und riskieren, dass die anfängliche Motivation einschläft. Natürlich werden Sie nicht „fertig“ sein, im eigentlichen Sinn.

Wenn Sie aber konkrete Umsetzungsaufwände und Zeiträume definieren, werden Sie schnellstmöglich mit Ihrer Kanzlei neue Prozesse, Effizienzen und Umsatzpotentiale nutzen können.

Zusammenfassung

Puh! Die Digitalisierung Ihrer Kanzlei ist eine ganze Menge Arbeit. Eigentlich sogar ein Full-Time-Job!

Aber Sie können das schaffen. Mit den fünf Schlüsselbereichen legen Sie bewusst den Schwerpunkt auf den Menschen im Zentrum des Digitalisierungsprozesses.

Dadurch wird das Unterfangen zu einem gemeinsamen Prozess, bei dem alle Beteiligten von den Anstrengungen profitieren werden.

Viel Erfolg bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei. Bis nächsten Samstag.

David Meyer
Tax Insider – Content Manager

E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de