6 wichtige Digitalisierungstools für DATEV-Kanzleien

Diese sechs Digitalisierungswerkzeuge beschleunigen die Digitalisierung Ihrer Kanzlei und Ihrer Mandanten.

6 exzellente Digitalisierungstools für DATEV Kanzleien

Lesezeit ca. 8 Min. | Letzte Anpassung: 13.01.2023

Steuerberatende Kanzleien müssen auf dem neuesten Stand der Technik bleiben, um wettbewerbsfähig zu sein. Oft lohnt es sich dabei über den Tellerrand der Möglichkeiten zu blicken, welche die DATEV selbst bietet. DATEV Marktplatzanbieter bieten viele sinnvolle Erweiterungen, welche den Funktionsumfang sinnvoll ergänzen oder Funktionen weiterführen, die von der DATEV nicht mehr unterstützt werden.

Eine Optimierung der eigenen Kanzleiprozesse mit sinnvollen Digitalisierungstools kann dabei helfen, Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig die Mandantenzufriedenheit zu erhöhen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen sechs wichtige Digitalisierungstools für DATEV Kanzleien vor, die Ihnen bei der Umsetzung einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie helfen.

Unsere Aufzählung ist selbstverständlich nicht abschließend und beruht auf unserer subjektiven Wahrnehmung, bei unserer täglichen, praktischen Auseinandersetzung mit dem Kanzleialltag in Deutschland. Die sechs Digitalisierungswerkzeuge geben Ihnen vielleicht einen Denkanstoß, welche Kanzleiprozesse Sie in der nächsten Zeit für sich aufarbeiten möchten.

Was ist DIGI-BEL?

Wir sind ein SaaS-Anbieter mit Fokus auf die erfolgreiche Digitalisierung von Steuerkanzleien.

Mit unserem System bieten wir Kanzleien einen Dokumentenaustausch, zahlreiche Wege der Belegerfassung und neue Möglichkeiten der digitalen Mandantenkommunikation.

01 – DATEV Scanner für Kanzlei oder Mandanten

DATEV Scanner

Einer der ersten Schritte beim Digitalisierungsprozess einer steuerberatenden Kanzlei ist nach wie vor die Erfassung und Digitalisierung von Papierbelegen – entweder durch die Kanzlei oder die Mandanten selbst.

Ein DATEV Scanner kann hier eine wertvolle Unterstützung sein. Darunter verstehen wir ein Scangerät, welches ohne zusätzliche Programme oder Software, direkt zur DATEV scannen kann.

Als DATEV Scanner können Sie z. B. die Geräte von Scaener oder DIGI-BEL verwenden. Der große Vorteil bei diesen Geräten ist, dass der Scanvorgang und die Übertragung zur DATEV Unternehmen online und zu DATEV Meine Steuern auch ohne vorherige Authentifizierung per SmartLogin oder SmartCard / mIDentity erfolgen kann. Scannerbox ist ebenso ein Anbieter für Scangeräte mit einer direkten DATEV Schnittstelle.

02 – Kennzahlenübersicht und Mandantendashboards

Mandantendashboards

Eine Kennzahlenübersicht und Mandantendashboard hilft Ihnen und Ihren Mandanten, einen Überblick über alle relevanten Unternehmens-Daten und -Fakten zu erhalten. Durch eine automatische Auswertung und Zusammenfassung werden Kennzahlen wie Umsatz oder Gewinn und Verlust auf einen Blick ersichtlich. Eine Dashboardübersicht hilft bei wichtigen Entscheidungen eine schnelle Einschätzung zu erlangen und kann auch von Ihnen als Steuerkanzlei als beratende Leistung eingesetzt werden.

Eine übersichtliche Lösung in diesem Bereich, mit dem wir und viele Kanzleien eine gute Erfahrung gemacht haben, heißt Kontool. Mit kontool K360 können Sie z. B. mit wenigen Klicks eine Bilanzpräsentation für Ihre Mandanten erstellen. Die Übersicht können Sie einfach und strukturiert direkt online, per MS PowerPoint oder PDF zur Verfügung stellen und Ihre Mandanten damit begeistern.

03 – Dokumentenaustausch-Lösung

Dokumentenaustausch

Eine reibungslose und sichere Lösung für den Austausch von Dokumenten ist für die Zusammenarbeit mit Mandanten unerlässlich. Leider führt der bewährte Weg über verschlüsselte E-Mails oft zu Empfangs- oder Sendeproblemen. Sei es durch IT-Probleme oder mangelndes Verständnis bei Mandanten oder Sachbearbeitern. Filesharing-Lösungen wie eine Nextcloud-Lösung oder Dracoon Secure File Services bieten nur bedingt Abhilfe.

Bisher einzigartig am deutschen Markt, bieten wir Ihnen eine Live-Chat-Umgebung, mit der Sie live oder asynchron, direkt vom DATEV Arbeitsplatz aus, mit Ihren Mandanten kommunizieren und Dokumente austauschen können. Einen kurzen Überblick zum DIGI-BEL Dokumentenaustausch und die Möglichkeit für einen kostenlosen und unverbindlichen 30-tägigen Testlauf für Ihre Kanzlei und Mandanten finden Sie auf unserer Produktseite.

04 – Automatischer Rechnungsdownload

Automatischer Rechnungsdownload

Ein unverzichtbares Werkzeug auf Mandantenebene ist der automatische Rechnungsdownload. Insbesondere wiederkehrende Rechnungen von Telefonanbietern, oder Handelsplattformen können mit Softwarelösungen direkt von den entsprechenden Portalen bezogen und in die Buchhaltung übergeben werden. Der automatische Rechnungsdownload erleichtert Mandanten die Arbeit und spart Zeit, da das nervige Zusammensuchen von Einzelrechnungen komplett entfällt.

Die Lösung von GetMyInvoices arbeitet zuverlässig und bietet eine Anbindung an über 10.000 Onlineportale. Deshalb haben wir GetMyInvoices als Option für alle Mandanten in das DIGI-BEL System integriert.

05 – E-Mail-Archivierung

E-Mail Archivierung

E-Mail-Kommunikation ist immer noch ein wichtiger Teil für den geschäftlichen Austausch und wird es für die absehbare Zukunft auch bleiben. Eine einfache Lösung, um E-Mails sicher zu archivieren und auch Jahre später wieder abrufen zu können, ist nicht nur wichtig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch für die Projektorganisation in vielen Unternehmen.

Die DATEV selbst bietet zwar Möglichkeiten zur E-Mail Archivierung, mit den Werkzeugen von DIGI-BEL oder GetMyInvoices, kann der Prozess aber wesentlich vereinfacht werden. Outlook Add-Ins erlauben z. B. das Archivieren von E-Mails per Mausklick direkt aus dem Programm heraus.

06 – Mandanten Dokumentenmanagement System (DMS)

Dokumenten Management System (DMS)

Ein Mandanten-Dokumentenmanagement-System (DMS) kann ein wertvolles Werkzeug sein, um den Digitalisierungsstandard Ihrer Kanzlei und Ihrer Mandanten sukzessive auf eine höhere Stufe zu heben.

Der Mehrwert eines DMS erschließt sich leider oft erst in der Anwendung. Daher sollten Sie eine Priorität darauf legen, Ihren Mandanten den Einstieg in ein neues DMS so einfach wie möglich zu gestalten. Nutzen Sie verfügbare Materialien Ihres gewählten Anbieters, damit das DMS vom Mandanten auch tatsächlich genutzt und in die Unternehmensprozesse integriert wird.

Für Sie als Kanzlei ist eine Anbindung an DATEV unerlässlich. DMS-Lösungen, die Ihnen diese Voraussetzungen bieten, sind z. B. die ELO ECM-Suite der SIEVERS-GROUP, DocuWare oder das DIGI-BEL Dokumentenarchiv.

Digitalisierungswerkzeuge sind noch lange keine Digitalisierungsstrategie

Diese sechs Digitalisierungswerkzeuge gestalten Kanzleiprozesse, die im DATEV Ökosystem ablaufen, noch effizienter. Für eine erfolgreichen Digitalisierungsprozess kommt es aber nicht ausschließlich auf die Wahl der richtigen Tools an, sondern auch auf die richtige Digitalisierungsstrategie für Ihre Kanzlei.

In unserem Artikel „Die drei wichtigsten Schritte für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Kanzlei“ teilen wir unsere Erfahrungswerte, wie Sie eine solche Strategie speziell für Ihre Kanzlei und Anforderungen entwickeln können.

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