30.09.2023 – Lesezeit – 3,5 Minuten

Die perfekte Betreuung für nicht digitalisierte Mandanten_

Jede Kanzlei wird früher oder später mit Mandanten konfrontiert, die sich mit ihrer Digitalisierung schwertun. Unternehmen, die noch jede E-Mail und Rechnung ausdrucken, Ihre Umlaufmappen lieben und Dinge analog erledigen, einfach weil man das schon seit über 30 Jahren so gemacht hat.

Wenn Sie als Kanzlei diese Mandanten z. B. mit Veränderungen für eine effizientere Buchhaltung konfrontieren, kommen echte Ängste an die Oberfläche. Diese sollten Sie ernst nehmen, falls Ihnen diese Mandanten am Herzen liegen.

Eventuell sind Mitarbeiter der Mandanten nicht sonderlich IT-affin und Vorschläge für interne Umstellungen werden kritisch gesehen, weil das im operativen Geschäft Zeit kostet. Oder Mitarbeiter entwickeln Ängste, dass Aufgabengebiete oder sogar Ihre Arbeitsplätze wegfallen könnten.

Oft genug sind die Ängste aber unberechtigt und können von Ihnen durch vier gezielte Maßnahmen aufgelöst werden.

Natürlich ist Ihre Aufgabe nicht die Unternehmensführung der Mandantenunternehmen. Sehr wohl kann es aber gelingen, eine Basis zu schaffen, die beiden Seiten Vorteile für die Zusammenarbeit bringt.

So treten Sie am besten an Mandanten, die vieles noch analog erledigen, heran.

Maßnahme 1: Bestandsaufnahmen

Schauen Sie sich nüchtern alle Verfahrensabläufe beim Mandanten an, mit denen Sie als Kanzlei in Berührung kommen oder wo Sie Informationen an Sie weitergereicht werden. Dazu zählen vor allem die Belegerfassung, die Buchhaltung und die Zeiterfassung für eine evtl. Lohnbuchhaltung. Beantworten Sie z. B. die folgenden Fragen gemeinsam mit dem Mandanten.

• Wie wird mit welchen Programmen gearbeitet (Warenwirtschaft, Kasse etc.)?
• Welche analogen Prozesse existieren noch (Papierbelege, Zeiterfassungsbögen etc.)?
• Wie werden Rechnungen erstellt (händisch, automatisiert, auf welcher Datenbasis)?

Übrigens kann diese Bestandsaufnahme durchaus als Beratungsleistung von Ihnen angeboten werden, wenn sich daraus Entscheidungen und Vorteile ableiten lassen, welche dem Mandanten Zeit und Geld sparen.

Damit kommen wir zu Maßnahme 2.

Maßnahme 2: Demonstrieren Sie, was möglich ist

Für die meisten „analogen“ Mandanten empfiehlt sich zunächst die Einrichtung eines Mandantenportals (z. B. DATEV Unternehmen online, DIGI-BEL o. Ä.) und die Vereinbarung, dass Sie alle Papierbelege für diesen Mandanten für einen festgelegten Zeitraum digitalisieren. Sie übernehmen also zeitweise, die Prozesse, welche der Mandant möglichst selbst durchführen soll.

Im nächsten Schritt laden Sie den Mandanten zwei bis drei Monate später ein, um ihm zu zeigen, welche Ergebnisse Sie mit dem Mandantenportal erreichen konnten. Der Mandant lernt dann aus erster Hand, dass seine Belege nicht im digitalen Nirwana verschwinden.

Die meisten Mandanten bauen durch diese Demonstration ihre Vorbehalte langsam ab und sehen die Vorteile in der Übersichtlichkeit und den Möglichkeiten der Belegsuche und Buchhaltungsauswertung.

Wenn das Eis erstmal gebrochen ist, gilt es dem Mandanten Sicherheit zu vermitteln und weiter zu begleiten.

Maßnahme 3: Begleiten und Sicherheit vermitteln

Befähigen Sie den Mandanten schrittweise selbst neue Schritte zu gehen und planen Sie bei der Einführung neuer Prozesse eine intensive Mandantenkommunikation mit ein. Fragen Sie regelmäßig nach, ob alles funktioniert oder Reibungspunkte bzw. Unklarheiten entstanden sind. Räumen Sie diese dann proaktiv gemeinsam mit dem Mandanten aus dem Weg.

Maßnahme 4: Verpacken Sie Ihre Leistung als professionelle Beratungsleistung

Natürlich bedeutet diese Art der Mandantenbetreuung einen Mehraufwand auf Ihrer Seite. Wenn Sie Ihre Leistungen aber in professionelle Angebote verpacken und auch die entsprechenden Ergebnisse liefern, können nervige „analoge“ Mandanten zu einem profitablen Geschäft werden. Gehen Sie insbesondere bei der Mandantenannahme aktiv auf dieses Leistungsangebot und die daraus resultierenden Mehrwerte ein.

Zusammengefasst

Mit der richtigen Herangehensweise können Sie selbst alteingesessene Unternehmen schrittweise von den Vorteilen einer professionellen Digitalisierung überzeugen. Die vier Maßnahmen eignen sich vornehmlich für Mandanten, die bei einem Generationenwechsel Unternehmensprozesse neu denken möchten.

Geben Sie als Profi den Rahmen für den digitalen Wandel vor, anstatt ineffiziente analogen Prozesse einfach in Kauf zu nehmen.

Das war es für diese Woche. Bis nächsten Samstag.

David Meyer
Tax Insider – Content Manager

E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de