I. Einführung

Willkommen bei DIGI-BEL

Herzlich willkommen zum Vertriebshandbuch von DIGI-BEL! Wir freuen uns, dass Sie dazu beitragen möchten, die innovative Systemlösung DIGI-BEL in Steuerkanzleien zu etablieren. Als Vertriebspartner können Sie Ihren Kunden mit DIGI-BEL zukunftsweisende Werkzeuge für die Digitalisierung, Mandantenkommunikation und Belegerfassung bieten.

Vielen Dank, dass Sie Teil des DIGI-BEL Vertriebsteams sind. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Vermarktung unserer innovativen Systemlösung!

DIGI-BEL in aller Kürze

DIGI-BEL ist eine fortschrittliche Systemlösung, die speziell für den Kanzleialltag in Steuerkanzleien entwickelt wurde. Mit drei wichtigen Digitalisierungstools können wir Kanzleiprozesse vereinfachen und den Kanzleialltag effizienter gestalten.

Durch den Dokumentenaustausch, vielfältige Wege der Belegerfassung und die sichere Mandantenkommunikation via Live-Chat verbessern wir nachhaltig die Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und Mandanten.

Mit unserem Dokumentenaustausch sind Kanzleien nicht länger auf das mühsame Versenden verschlüsselter E-Mails angewiesen und können direkt vom DATEV Arbeitsplatz mit ihren Mandanten kommunizieren.

DIGI-BEL ist eng in das DATEV-Ökosystem integriert und wird auf deutschen Servern gehostet, um höchste Datenschutz- und GoBD-Konformität zu gewährleisten.

Der schnelle Einrichtungsprozess und die Integration in bestehende Prozesse ermöglichen einen schnellen produktiven Einsatz in Kanzleien.

Warum dieses Handbuch?

Dieses Vertriebshandbuch soll Sie dabei unterstützen, Ihr Wissen über unser Produkt zu vertiefen, die Zielgruppe besser zu verstehen, effektive Verkaufsstrategien zu entwickeln und Ihre Vertriebsziele zu erreichen.

Wir bieten Ihnen einen Leitfaden für den gesamten Vertriebsprozess, angefangen bei der Identifizierung potenzieller Kunden bis hin zur Terminvereinbarung für eine Erstpräsentation.

Wir sind davon überzeugt, dass Sie mit diesem Vertriebshandbuch eine solide Basis haben, um das volle Potenzial von DIGI-BEL auszuschöpfen und Ihre Vertriebserfolge zu maximieren.

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass dieses Vertriebshandbuch vertrauliche Informationen enthält und nur für interne Zwecke bestimmt ist. Die Inhalte dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

II. Produktbeschreibung und Kernfunktionalitäten von DIGI-BEL

Dokumentenaustausch

Die Kernfunktionalitäten von DIGI-BEL bieten einen guten Einstiegspunkt, um mit Kanzleien in den Dialog zu gehen. Insbesondere der Dokumentenaustausch bietet eine effiziente und schnelle Lösung für alle kommunikativen Prozesse zwischen Kanzleien und Mandanten. Der Dokumentenaustausch stößt in der Regel auf große Resonanz bei Sachbearbeitern und Kanzleiinhabern.

Der Dokumentenaustausch ermöglicht einen nahtlosen und sicheren Austausch von Dokumenten zwischen der Kanzlei und ihren Mandanten. Sachbearbeiter können die Funktion direkt vom DATEV Arbeitsplatz nutzen. Anstatt auf das lästige Versenden von verschlüsselten E-Mails angewiesen zu sein, können Dokumente über die Plattform von DIGI-BEL sicher zum Mandanten übertragen werden und der Mandant kann ebenso einfach Dokumente zurücksenden und via Live-Chat oder per E-Mail antworten.

Der Dokumentenaustausch kann an das DATEV DMS angebunden werden, sodass eine Archivierung von gesendeten Dateien, oder Chatverläufen möglich ist.

Belegerfassung (App, Webupload, Webscan, DIGI-BEL Scanner)

Wir erweitern die DATEV Welt um sinnvolle Möglichkeiten der Belegerfassung. Das Erfassen via Webscan ist mit DIGI-BEL dauerhaft möglich. Der DIGI-BEL Scanner ermöglicht das Erfassen, Seitenerkennung und Übermitteln von Belegen direkt in die Buchhaltung – ohne zusätzliche Software oder eine lästige Authentifizierung via DATEV SmartLogin.

Ein Outlook Add-In erleichtert die E-Mail und Belegarchivierung direkt zu DATEV per Klick und per Weiterleitung.

Zusätzlich bieten wir eine Drittanbieterschnittstelle, die z. B. für eine Belegübermittlung aus Warenwirtschaftssystemen genutzt werden kann.

Auch eine Datencloudsynchronisation ist mit DIGI-BEL möglich. DIGI-BEL erstellt in Google Drive, DropBox oder OneDrive Unterordner entsprechend der Belegtypen, aus welchen automatisch abgerufen wird.

Mandantenkommunikation via Live-Chat

Sachbearbeiter können mit ihren Mandanten direkt vom DATEV Arbeitsplatz kommunizieren. Es gibt die Möglichkeit Chatkanäle Dokument bezogen oder ohne Dokument zu nutzen.

Die Kommunikation und Bedienung sind so einfach wie mit allen gängigen Chat-Apps und Programmen.

Lesebestätigungen, Textvorlagen und die vollständige Durchsuchbarkeit aller versendeten Dokumente und Textnachrichten erleichtern dabei zusätzlich die tägliche Kanzleiarbeit.

Mandantenarchiv (optionale Erweiterung für Mandanten)

Mandanten können ein revisionssicheres Dokumentenarchiv mit OCR-Volltexterkennung optional hinzubuchen. Abgelegte Dokumente können durchsucht und gefiltert werden.

Kanzleien können ihren Mandanten mit dem Archiv eine potente und kostengünstige Lösung für die Digitalisierung des eigenen Unternehmens anbieten.

Mittels mehrstufiger Freigabeprozesse können Mitarbeiter der Unternehmen in interne Prozesse eingebunden werden. Dokumente können gesichtet, kommentiert und zur Bearbeitung an weitere Mitarbeiter freigeben werden. Die entsprechenden Berechtigungen können im System voreingestellt werden.

Integration in das DATEV-Ökosystem

DIGI-BEL ist in das DATEV Ökosystem integriert. Belege können von DIGI-BEL zu DATEV Unternehmen Online, Belege Online, DATEV Meine Steuern oder das DATEV DMS hochgeladen werden.

Wir sind seit 2017 Partner der DATEV und entwickeln gezielt Funktionen, welche den DATEV Arbeitsplatz um sinnvolle Funktionen erweitern und Kanzleien neue Möglichkeiten bieten, ihren Kanzleialltag effizienter und digitaler zu bewältigen.

Datenschutz- und GoBD-Konformität

Alle Daten werden dezentral und revisionssicher in deutschen Rechenzentren gespeichert. Eine Datenübertragung erfolgt über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Durch regelmäßige Audits und Verbesserungen setzen wir alles daran, alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen und dauerhaft datenschutzkonform gemäß der EU-DSGVO zu sein.

Schnelle Einrichtung und Einsatzbereitschaft

Nachdem alle Formalitäten geklärt sind, durchläuft jeder Neukunde von DIGI-BEL einen Onboardingprozess, der ca. zwei Wochen dauert.

Darin enthalten sind die vollständige Einrichtung des Systems, die Schulung für alle Kanzleimitarbeiter und die Mandantenanlage in der DIGI-BEL Welt. Nach dem Onboardingprozess können die Werkzeuge von DIGI-BEL bereits produktiv im Kanzleialltag genutzt werden.

III. Zielgruppe

Zielgruppe der DATEV Steuerkanzleien

Steuerkanzleien, welche die unterschiedlichen Werkzeuge von DATEV nutzen, bilden die Hauptzielgruppe für DIGI-BEL. Als Vertriebspartner kennen Sie bereits die Bedürfnisse und Anforderungen dieser Zielgruppe. Insbesondere im Zusammenhang mit der Betreuung von DATEV-Produkten und Arbeitsplätzen ist es ein leichtes, die Vorteile von DIGI-BEL ansprechen zu können.

Indem Sie sich auf die spezifischen Anwendungsbereiche von DIGI-BEL für DATEV Steuerkanzleien konzentrieren, können Sie die Möglichkeiten vom Produkt erklären und potenzielle Kunden für die Effizienzsteigerung und Zeitersparnis im Kanzleialltag begeistern.

Anwendungsbereiche von DIGI-BEL in Steuerkanzleien

DIGI-BEL bietet eine Vielzahl von Anwendungsbereichen, um Sachbearbeitern in Steuerkanzleien die tägliche Arbeit zu erleichtern.

Typische Beispiele für die Nutzung des Dokumentenaustauschs sind das Versenden von OPOS-Listen, Lohndaten oder allgemeiner Post vom Finanzamt.

Auch die Klärung von Sachverhalten wird durch den Live-Chat erleichtert. Fragen können schnell beantwortet, Informationen ausgetauscht und Missverständnisse vermieden werden.

IV. Vertriebsstrategie

Festlegung der Zielmärkte

DIGI-BEL kann sowohl von kleinen Kanzleien als auch von großen Kanzleien genutzt werden. Kanzleien, die ihre Prozesse digitalisieren möchten und nach Lösungen suchen, um ihre Effizienz zu steigern und die Mandantenkommunikation zu verbessern, können von den Vorteilen von DIGI-BEL am meisten profitieren.

Erfahrungsgemäß finden kleine und mittlere Kanzleien, die noch am Anfang ihres Digitalisierungsprozesses stehen, die Werkzeuge von DIGI-BEL sehr interessant. Häufig haben diese Kanzleien ausschließlich die Softwaretools von DATEV im Einsatz und sind von den Möglichkeiten, die über die DATEV-Welt hinausgehen, überrascht.

Verkaufsargumente und Nutzenversprechen

Der ideale Einstiegspunkt in jedes Gespräch mit interessierten Kanzleien sind der Dokumentenaustausch und die Kommunikationsmöglichkeiten via Live-Chat direkt vom DATEV Arbeitsplatz.

In der Regel möchten Interessierte gerne wissen, wie der Dokumentenaustausch genau funktioniert. Der Hinweis darauf, dass die Chatfunktion und der Dokumentenaustausch genutzt werden, um die DATEV E-Mail-Verschlüsselung zu ersetzen, ist ebenso ein gutes Verkaufsargument. Die Handhabung der verschlüsselten E-Mails erzeugt oft Reibungspunkte im Kanzleialltag und in der Kommunikation mit Mandanten.

Wenn die Belegerfassung über die zahlreichen Möglichkeiten von DIGI-BEL gelöst wird, ist für die Übertragung zu DATEV lediglich „Belege online“ notwendig.

So können laufende Kosten bei Mandanten gespart werden, die sonst ein „Unternehmen online“ Konto benötigt haben. Mandanten benötigen dann auch keine SmartCard oder den Smartlogin für DATEV Unternehmen online.

V. Vertriebsprozess

Überblick des Vertriebsprozesses

Der Vertriebsprozess als Vertriebspartner von DIGI-BEL ist denkbar einfach.
Ihre Hauptaufgabe ist es, Interessenten (Leads) zu identifizieren, diesen DIGI-BEL und die Vorteile kurz vorzustellen und einen Präsentationstermin über Ihren persönlichen Buchungskalender zu vereinbaren.

Jeder Vertriebspartner erhält von DIGI-BEL einen eigenen Buchungskalender, der über einen Link aufgerufen werden kann. Diesen finden Sie in Ihren Unterlagen. Mit dem Link können Sie individuell einen Präsentationstermin mit Ihrem Lead abstimmen.

Die Vertriebsmitarbeiter von DIGI-BEL übernehmen Ihren Lead und führen die Produktpräsentation in Abstimmung mit Ihnen durch. Sie können an der Präsentation teilnehmen oder diesen Teil des vertrieblichen Prozesses vollständig bei DIGI-BEL lassen.

Der Lead erhält vor dem Termin eine automatische Erinnerung und alle Informationen für den Termin via E-Mail.

Nach der Präsentation erhält der Interessent ein individuelles Angebot und kann sich entscheiden, Kunde zu werden und optional eine 30-tägige Testzeit in Anspruch zu nehmen.

Identifizierung von Interessenten und Kontaktanbahnung

Nach der Identifizierung potenzieller Kunden ist es wichtig, den Kontakt in Bezug auf DIGI-BEL herzustellen. Dies kann über verschiedene Kanäle erfolgen, wie zum Beispiel Telefon, E-Mail oder bei einem persönlichen Termine.

Für die Kontaktaufnahme über E-Mail finden Sie in Ihrem Vertriebspartnerportal Vorlagen für eine E-Mail-Kampagne zur Vorstellung von DIGI-BEL sowie auch Einladungs-E-Mails für Webinare.

Nutzen Sie am Telefon und bei persönlichen Kontakten vorrangig das Thema des Dokumentenaustauschs und der Mandantenkommunikation vom DATEV Arbeitsplatz.

Damit werden Sie oft Interesse wecken können und ein Folgetermin zur Produktpräsentation vereinbaren können.

Vereinbarung eines Präsentationstermins

Alles, was Sie für den erfolgreichen Vertrieb von DIGI-BEL tun müssen, ist einen Präsentationstermin mit Ihren Interessenten zu vereinbaren oder den Lead uns zu übermitteln. Die Produktpräsentation, das Beantworten von Fragen und sämtliche Folgekommunikation wird von uns übernommen.

Je nach Struktur und Voraussetzungen der Kanzlei können auch die verschiedenen Möglichkeiten der Belegerfassung von DIGI-BEL, das Dokumentenarchiv für Mandanten, oder das Thema der eigenen Kanzleiapp für eine Terminvereinbarung von Interesse sein.

VI. Vertriebsmaterial

Kurzflyer und Produktbroschüren

Für Ihre Kommunikationskanäle stellen wir Ihnen einen Kurzflyer und unsere Produktbroschüren in gedruckter Form und als PDF-Datei zur Verfügung. Diese finden Sie in Ihrem Vertriebspartnerportal und erhalten Sie auch in gedruckter Form, falls gewünscht.

E-Mail Vorlagen

Falls Sie einen E-Mail-Newsletter pflegen, empfehlen wir Ihnen unsere Vorlagen für eine E-Mail Kampagne zur Vorstellung von DIGI-BEL und den Digitalisierungswerkzeugen zu versenden.

Dazu finden Sie Vorlagen in Ihrem Vertriebspartnerportal. Sie können die Vorlagen beliebig nach Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen anpassen oder einfach unverändert versenden.

Webinare

Als Vertriebspartner bieten wir Ihnen gern an, gemeinsam ein Webinar mit Ihren Kunden durchzuführen. Dieses Format wird bereits erfolgreich von Vertriebspartnern genutzt.

So können wir thematisch verschiedene Themen abbilden und jeweils in dreißig Minuten präsentieren. Optional kommt ein Lunch and Learn hier sehr gut an. Das Webinar wird dann zur Mittagszeit geführt und wir versenden vorher an einen begrenzten Kreis von Teilnehmern Lieferando-Gutscheine.

Vor-Ortveranstalungen

Sollten Sie Hausmessen durchführen oder ähnliche Veranstaltungen, können wir gern terminlich frühzeitig abgestimmt auch vor Ort präsentieren und als Softwareentwickler präsent sein.

VII. Schulung und Support

Schulungsangebote für Vertriebspartner

Als Vertriebspartner erhalten Sie beim Onboarding Prozess eine individuelle Schulung zum Produkt und den Kernfunktionen, sofern Sie es wünschen. Ebenso erhalten Sie auf Wunsch eine praktische Schulung zu den wichtigsten Verkaufsargumenten und zur Gesprächsanbahnung mit Ihren Interessenten.

Schulungsangebote für Kunden

Kunden erhalten, während ihres Onboarding-Prozesses eine umfangreiche Produktschulung und Ersteinrichtung, damit möglichst schnell im Kanzleialltag mit DIGI-BEL gearbeitet werden kann. Zusätzlich unterstützen wir Neukunden mit Schulungsvideos und Material zu den wichtigsten Funktionen von DIGI-BEL.

Supportkanäle und -prozesse

Vertriebspartner und Kunden können unsere Supportkanäle nutzen, um Fragen zum Produkt zu klären. Sie erreichen unseren Support per Telefon und E-Mail. Beim Telefonsupport erhalten Sie sofort Hilfe, wenn möglich. Ansonsten erhalten Sie Werktags eine Rückmeldung innerhalb von 72 Stunden.

Ansprechpartner und Kontaktdaten für Rückfragen

Peter Bübel
Vertrieb DATEV Solution Partner
Telefon: 030 9599939-18
Mobil: 0178 3499111
E-Mail: p.buebel@digi-bel.de