27.04.2024 – Lesezeit – 4 Minuten

Womit fängt man bei der Digitalisierung der eigenen Kanzlei an_

Die Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei ist wie eine Reise, die sorgfältige Planung und klare Ziele erfordert.

Doch wo fängt man am besten an? In diesem Newsletter geben wir Ihnen wertvolle Tipps, um den ersten Schritt auf Ihrer digitalen Reise erfolgreich zu gestalten.

Definieren Sie klare Ziele

Die Erfahrung hat gezeigt, dass es von entscheidender Bedeutung ist, klare Ziele zu setzen, um erfolgreich in die Digitalisierung einer Kanzlei einzutreten.

Dazu ist es wichtig, zu Beginn die richtigen Fragen zu stellen, wie etwa:

• Was möchten wir durch die Digitalisierung unserer Kanzlei erreichen?
• An welchen Stellen können uns neue digitale Prozesse bei unserer Arbeit unterstützen?

 Durch das Beantworten dieser Fragen können Sie individuelle Ziele für Ihre Kanzlei festlegen und dokumentieren, sodass für alle Beteiligten klar ist, was erreicht werden soll und warum.

Ohne einen klaren Grund für die Digitalisierung könnten Ihre Mitarbeiter zögern, sich auf den Veränderungsprozess einzulassen, was im schlimmsten Fall zu Ängsten und Zweifeln führen und den Erfolg des Vorhabens gefährden könnte.

Überprüfen Sie Ihre Prozesse

Im nächsten Schritt ist es wichtig zu analysieren, welche Prozesse und Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei vorhanden sind. Es ist entscheidend, alle Prozesse kritisch zu hinterfragen und zu überlegen, wie sie gestaltet sind.

Dabei sollten Sie nach analogen Prozessen und möglichen Medienbrüchen suchen, die beseitigt werden müssen.

Außerdem sollten Sie untersuchen, wie neue technische Möglichkeiten genutzt werden können, um Abläufe schneller und fehlerfreier zu gestalten.

Planen Sie Ihre neuen Abläufe

Im nächsten Schritt erfolgt die Planung der neuen digitalen Abläufe. Dabei sollten Sie überlegen, wie Sie Ihre Prozesse effizient umgestalten können und welche Werkzeuge dafür benötigt werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Einführung neuer Software nicht immer der beste Weg ist. Es sollte daher kritisch geprüft werden, ob bestehende Software durch eine veränderte Nutzung bereits die gewünschten Ziele erreichen kann.
Oft können schon kleine Änderungen dazu führen, dass ein neuer digitaler Prozess etabliert wird.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass eine radikale Änderung nicht immer die beste Lösung ist und kleine Schritte sinnvoller sein können. Suchen Sie nach „Quick-Wins“ und setzen Sie mit diesen kleinen Veränderungen Ihren Digitalisierungsprozess in Gang.

Es ist ratsam, zuerst einen Überblick über vorhandene Ressourcen und ihre Nutzung zu verschaffen, interne Prozesse zu definieren und dann zu prüfen, ob zusätzliche Hard- und Software tatsächlich benötigt wird. Oft kann ein Großteil der digitalen Reise mit den bereits vorhandenen Ressourcen bewältigt werden.

Zusammengefasst

Die Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei erfordert einen strukturierten Ansatz und die Überwindung von Widerständen.

Definieren Sie klare Ziele, überprüfen Sie Ihre Prozesse und planen Sie Ihre neuen Abläufe sorgfältig. Mit einem gut durchdachten Ansatz können Sie Ihre Kanzlei erfolgreich in die digitale Zukunft führen.

Bis nächste Woche!

David Meyer
Tax Insider – Content Manager

E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de