18.11.2023 – Lesezeit – 3 Minuten

Wie Sie Digitalisierungspotentiale für das digitale Sekretariat nutzen_

Das Sekretariat ist ein zentraler Kommunikationspunkt Ihrer Kanzlei und spielt eine zentrale Rolle im Digitalisierungsprozess.

Es ist der Dreh- und Angelpunkt für Informationen, sei es Post, Telefonate oder Daten von Mandanten und Finanzbehörden.

Von Terminvereinbarungen bis zur Rechnungserstellung – all diese Aufgaben können effizient digitalisiert werden.

Selbst in einer papierlosen Kanzlei bleibt möglicherweise ein Rest analoger Information, der jedoch minimiert werden sollte.

Lassen Sie uns schauen, wie Sie am besten vorgehen und wo sich die größten Optimierungspotentiale ergeben.

Scannen als Übergangslösung

Eine gängige Praxis besteht darin, alle papierbasierten Informationen in der Kanzlei zu scannen und in den entsprechenden Kanälen zu speichern.

Die Mitarbeiter erhalten die gescannten Dokumente per E-Mail oder erfahren, wo sie im Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu finden sind.

Selbst Pendelordner von Mandanten werden gescannt und direkt zurückgesendet, um Lagerplatz zu sparen.

Es ist üblich, Mandanten einen Digitalisierungsaufschlag für das Scannen von Belegen oder Pendelordnern zu berechnen, um interne Kosten zu decken.

Diese Praxis kann auch in Gesprächen mit Mandanten genutzt werden, um sie zur digitalen Übermittlung von Belegen zu motivieren.

Falls Ihre Kanzlei immer noch viele Papierunterlagen erhält, gibt es Tools zur Vereinfachung und Automatisierung, wie den kostengünstigen DIGI-BEL Scanner.

Dieser ermöglicht die direkte Übertragung von Belegen, Quittungen und Unterlagen online oder in DATEV Meine Steuern.

Digitale Unterschriften als Zeitersparnis

Digitale Unterschriften, Stempel und Siegel sind längst nicht mehr nur Zukunftsmusik – Anbieter wie FP Sign oder DocuSign machen sie bereits heute Ihrer Kanzlei zugänglich.

Mit diesen Tools lassen sich Dokumente mühelos hochladen, für die digitale Unterschrift vorbereiten und per E-Mail oder anderen Kommunikationswegen verschicken. Der Empfänger öffnet einfach den Link und kann das Dokument direkt digital mit Maus oder elektronischem Stift unterzeichnen.

Noch interessanter wird es, wenn ganze Workflow-Prozesse mit mehreren Unterschriften benötigt werden. Die signierten Dokumente sind sofort verfügbar, können abgerufen, abgelegt oder weiterverarbeitet werden.

Zeit und Kosten werden gespart, und dank des klaren Überblicks über ausstehende Unterschriften können gezielte Erinnerungen an die Mandanten verschickt werden.

Die digitale Revolution macht auch vor Stempeln und Siegeln nicht halt – sie lassen sich genauso einfach in Dokumente integrieren.

Digital signierte Unterlagen müssen dann nur noch vom Sachbearbeiter an die Finanzbehörde übermittelt werden.

Automatisierte Rechnungsstellung

In Anbetracht der ab 2026 ohnehin verpflichtenden E-Rechnung ist es jetzt schon an der Zeit, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Mit moderner Kanzleisoftware wird die automatisierte Rechnungsstellung möglich.

Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten für die Mandanten, und das System generiert zu den vorab festgelegten Zeitpunkten automatisch eine Rechnung.

Weder die Sachbearbeiter noch das Sekretariat werden von der lästigen Aufgabe der Rechnungserstellung ausgebremst.

Stattdessen können sie sich vollkommen auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren und somit effizienter arbeiten.

Vereinbarung und Verwaltung von Terminen

Die Verwaltung von Terminen stellt eine weitere bedeutende Herausforderung für das Sekretariat dar.

Oftmals liegt die Verantwortung nicht nur für einen einzelnen Steuerberater, sondern für eine Vielzahl von überschneidenden Verantwortlichkeiten beim Sekretariat.

Den Überblick über Terminkalender, Arbeitszeiten und Anwesenheit zu behalten, stellt sich als komplizierte Aufgabe dar, besonders wenn es um Personen geht, die remote oder im Homeoffice arbeiten.

Spontane Änderungen können hier rasch auftreten und das Sekretariat steht vor der Herausforderung, flexibel darauf reagieren zu müssen.

Um fehlerhaften Terminvergaben und der Enttäuschung von Mandanten oder Mitarbeitern vorzubeugen, empfiehlt es sich, Tools wie digitale, kollaborative Kalender einzusetzen (z. B. Calendly oder die Lösungen mit Microsoft 365 / Teams und Outlook).

So wird die Terminverwaltung nicht nur effizienter, sondern auch anpassungsfähiger, selbst in Zeiten von remote oder Homeoffice-Arbeit.

Zusammengefasst

Ihr Kanzleisekretariat ist ein wichtiger Knotenpunkt für die digitale Ausrichtung Ihrer Kanzlei.

Wenn Sie aktiv alle wichtigen Prozesse wie den Posteingang, den Unterschriftenprozess, die Rechnungsstellung und die Terminvergabe angehen, sind Sie bereits einen großen Schritt weiter zur erfolgreichen digitalen Transformation.

David Meyer
Tax Insider – Content Manager

E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de