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02.12.2023 – Lesezeit – 2,5 Minuten
Vorteile und Nachteile einer virtuellen Kanzlei_
Eine virtuelle Kanzlei ist nicht mehr an einen festen Standort gebunden, sondern agiert als dezentrale Einheit.
Das bedeutet, dass Mitarbeiter wie Steuerfachangestellte und Steuerberater flexibel von zu Hause aus arbeiten können.
Gleichzeitig sind Mandanten nicht mehr auf einen örtlichen Bezug zur Kanzlei angewiesen, da Beratungstermine bequem per Videokonferenz stattfinden können.
Obwohl persönliche Treffen nach wie vor schätzenswert sind, ermöglicht die virtuelle Kanzlei eine effiziente, digitale Kommunikation und Datenaustausch.
Die virtuelle Kanzlei als Lösungsansatz für den Fachkräftemangel
In der heutigen Zeit des Fachkräftemangels wird die Bedeutung einer virtuellen Kanzlei immer deutlicher.
Der örtliche Fachkräftemangel stellt kein Hindernis mehr dar, wenn Unternehmen Zugriff auf qualifiziertes Personal aus jeder Region des Landes haben.
Die Möglichkeit, deutschlandweit Stellen auszuschreiben und mobiles Arbeiten anzubieten, stellt einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar.
Virtuelle Kanzleien können hoch qualifizierte Fachkräfte unabhängig von ihrem geografischen Standort einstellen. Dies erweitert nicht nur den Pool an potenziellen Mitarbeitern erheblich, sondern bietet auch die Flexibilität, spezialisierte Talente zu rekrutieren, die ansonsten aufgrund von regionalen Einschränkungen nicht verfügbar wären.
Diese Erweiterung des Rekrutierungsbereichs kann dazu beitragen, Schlüsselpositionen schneller und effektiver zu besetzen, was in Zeiten des Fachkräftemangels von entscheidender Bedeutung ist.
Gleichzeitig können Mitarbeiter, ihre Arbeit flexibel von jedem Standort aus erledigen, was die Work-Life-Balance fördert und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigert.
Der innovative Ansatz einer virtuellen Kanzlei bietet somit nicht nur eine Lösung für den Fachkräftemangel, sondern schafft auch eine moderne Arbeitsumgebung, die auf die Bedürfnisse der heutigen Arbeitskräfte zugeschnitten ist.
Neben den bereits erwähnten Vorteilen stehen auch Herausforderungen, die bewältigt werden müssen. Zwar gestaltet sich die Mitarbeitergewinnung einfacher, jedoch ist es entscheidend, diese Mitarbeiter langfristig an die Kanzlei zu binden.
Der Aufbau von Vertrauen spielt dabei eine zentrale Rolle, da remote arbeitende Mitarbeiter ein höheres Maß an Eigenverantwortung und Flexibilität benötigen.
Diese Flexibilität kann zu starken Schwankungen in den Verfügbarkeiten führen. Das Gewähren von Freiheiten im Homeoffice ist wichtig, erfordert jedoch klare Regeln und Vereinbarungen, insbesondere in Bezug auf die Erreichbarkeit der Kollegen und die grundsätzliche Verfügbarkeit.
Es ist essenziell, einen ausgewogenen Ansatz zu finden, um die Vorteile der Flexibilität zu nutzen, während gleichzeitig klare Strukturen für die effektive Zusammenarbeit geschaffen werden.
Virtuelle Kanzlei und virtueller Mandant
In Bezug auf die Mandanten verhält es sich ähnlich. Zwar können Mandanten schneller und gezielter gewonnen werden, doch bei mangelnder Bindung besteht die Gefahr, dass Mandate ebenso schnell zu einem neuen Berater wechseln.
Der Online-Auftritt und die verwendeten Tools spielen eine entscheidende Rolle für Kanzleien, um potenzielle und bestehende Mandanten zu überzeugen.
Über einen Dokumentenaustausch oder ein Mandantenportal können umfassende Informationen zur Zusammenarbeit bereitgestellt und Mandanten über steuerliche Neuheiten informiert werden.
Eine klare Kanzleiprofilierung im Vorfeld erleichtert es Mandanten, die passende Kanzlei auszuwählen. Um Mandate langfristig zu binden, ist eine intensive Beratung und Kommunikation per Videokonferenz und Telefon empfehlenswert.
Die Zeit, die durch die Digitalisierung eingespart wird, sollte in die Mandantenkommunikation und einen zuvorkommenden Service investiert werden. Dies trägt dazu bei, Vertrauen bei den Mandanten aufzubauen und sie fühlen sich gut betreut und begleitet.
Zusammengefasst
Das Prinzip der virtuellen Kanzlei klingt wie das Eldorado der Steuerberatung. Jedoch stehen mit einer dezentralen und virtuellen Firmenstruktur auch Herausforderungen an, die es proaktiv zu gestalten gilt. Durch sorgfältige Planung und ein detailliertes Kanzleicontrolling lassen sich aber hervorragende Deckungsbeiträge erzielen und die Auslastung optimieren.
David Meyer
Tax Insider – Content Manager
E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de
Wann immer Sie so weit sind, können wir Ihnen folgendermaßen helfen:
DIGI-BEL ist der Herausgeber dieses Newsletters und bietet Ihnen drei wichtige Werkzeuge für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei.
- Dokumentenaustausch: Tauschen Sie Dokumente mit Ihren Mandanten direkt vom DATEV Arbeitsplatz aus. Machen Sie Schluss mit dem lästigen Versenden von verschlüsselten E-Mails! Beschleunigen Sie die Mandantenkommunikation – ganz unkompliziert, sicher und sofort einsatzbereit.
- Belegerfassung: Machen Sie die Belegerfassung zum Kinderspiel für Ihre Mandanten. Diese erfassen Belege und senden sie ohne Umwege in die Buchhaltung: Per App, Dokumentenscanner, Webscan u. v. m. Alles ohne Kopfschmerzen oder kompliziertes IT-Wirr-Warr. Jeder Mandant digitalisiert auf dem einfachsten Weg für ihn.
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