23.09.2023 – Lesezeit – 3,5 Minuten

So vermeiden Sie Effizienzblocker am digitalen Arbeitsplatz_

Der digitale Arbeitsplatz und das Arbeiten im Homeoffice gehören längst zum Usus in vielen Steuerkanzleien. Dafür benötigen Ihre Sachbearbeiter natürlich vollen Zugriff auf alle Systeme, die sie für ihre Arbeitsprozesse brauchen.

Wenn Sie die folgenden Schritte beachten, können Sie Effizienzblocker am digitalen Arbeitsplatz vermeiden und Ihre Arbeitsplatzgestaltung sogar als ein wichtiges Werkzeug für die Mitarbeitergewinnung und -bindung nutzen.

Leider beschränken sich viele Unternehmen, nicht nur Steuerkanzleien, auf die technische Ausstattung Ihrer Mitarbeiter. Das kann schnell zu Ineffizienzen und Unzufriedenheit sowohl auf der Ebene der Kanzleileitung als auch auf der Ebene Ihrer Sachbearbeiter führen.

Neben der digitalen Abbildung bestehender Kanzleiprozesse, müssen auch neue Prozesse und Rituale etabliert werden, um effizient als digitales Team arbeiten zu können.

Die vier wichtigen Bereiche für einen effizienten digitalen Arbeitsplatz

Es gibt im Wesentlichen vier wichtige Bereiche für effiziente und attraktive, digitale Arbeitsplätze in Ihrer Kanzlei. Diese sind:

• Arbeitsschutz und Ausgestaltung des Arbeitsplatzes
• Erreichbarkeit und Verfügbarkeit
• Stimmung und Kommunikation im Team
• Betrachtung und Anpassung der bestehenden Systemlandschaft

Bereich 1: Arbeitsschutz und Ausgestaltung des Arbeitsplatzes

Das Arbeiten in Schlafklamotten am Küchentisch mag auf den ersten Blick witzig klingen. Diese romantische Vorstellung vom Homeoffice erfüllt aber weder die gesetzlichen Anforderungen noch Ihren Anspruch eine professionelle, digitale Kanzlei zu sein.

Sorgen Sie dafür, dass ein Homeoffice Arbeitsplatz denselben Standards wie den regulären Arbeitsplätzen in Ihrem Büro entspricht. Achten Sie auf Details wie die verwendete Hardware, die Beleuchtung und die Sitzgelegenheiten. Das Verwenden von privaten Geräten sollte ein Tabu sein und physische Mandanten-Unterlagen sollten nicht aus der Kanzlei mitgenommen werden müssen.

Mit einer professionellen und gesetzeskonformen Ausstattung für externe Arbeitsplätze im Homeoffice können Sie nicht nur bei Ihren bestehenden Mitarbeitern, sondern auch bei potenziellen Bewerbern oder Auszubildenden Pluspunkte sammeln.

Bereich 2: Erreichbarkeit und Verfügbarkeit

Um einen reibungslosen Arbeitsalltag sicherzustellen, ist es entscheidend, die Verfügbarkeit und Erreichbarkeit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz gut zu organisieren. Kollegen und Mandanten sollten immer wissen, wann sie wen erreichen können.

Eine digitale Zeiterfassung kann hierbei äußerst hilfreich sein. Aufgrund der Flexibilität des ortsunabhängigen Arbeitens sind klare Absprachen unverzichtbar, um mögliche Missverständnisse zu verhindern.

Es kann schnell frustrierend sein, wenn niemand in der Kanzlei erreichbar ist oder die internen Verfügbarkeitszeiten unklar sind. Gemeinsame Kalender der Mitarbeiter mit klaren Kennzeichnungen sowie verbindliche Regelungen zur Kernarbeitszeit können hier Lösungen bieten.

Bereich 3: Stimmung und Kommunikation im Team

Trotz weniger Zeit im Büro und mehr Flexibilität beim Arbeiten, ist es absolut entscheidend, dass die Mitarbeiter weiterhin eine starke Bindung zum Arbeitsplatz und zur Kanzlei haben.

Eine fehlende Verbundenheit zur Arbeit und zur Kanzlei kann nämlich zu Qualitätsverlusten und geringerer Effizienz führen. Im schlimmsten Fall können auch Missverständnisse und Konflikte im Team auftreten.

Wie lassen sich diese Probleme lösen? Durch regelmäßige, abwechslungsreiche Teamevents, sowohl online als auch offline, Workshops und spannende Weiterbildungsangebote.

So sorgen Sie dafür, dass selbst diejenigen Mitarbeiter, die selten ins Büro kommen, immer noch Spaß an der Arbeit haben und eine starke Verbindung zu Ihnen als Arbeitgeber und den Kollegen spüren.

Das bedeutet nicht nur eine bessere Stimmung im Team, sondern auch eine deutlich verbesserte Kommunikation.

Bereich 4: Betrachtung und Anpassung der bestehenden Systemlandschaft

Der digitale Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter ist ein Teil Ihres lebendigen Kanzlei-Ökosystems. Jeder Mitarbeiter hat seine persönlichen Tools und Softwarelösungen, die er je nach seinen Aufgaben nutzen kann und muss.

Um Ihre Prozesse zu optimieren und zu vereinheitlichen, werfen Sie einen gründlichen Blick auf Ihre bestehende Systemlandschaft.

Welche Werkzeuge verwenden Sie bereits? Welche Aufgaben erledigen Sie damit? Und vor allem, wo klaffen noch Lücken, die Sie mit neuen Tools schließen können?

Wir sollten auf der Suche nach zukunftsorientierten Ansätzen sein – z. B. können Sie vielleicht analoge Unterschriften gegen eine Lösung für zertifizierte, digitale Signaturen tauschen?

Zusammengefasst

Der Homeoffice-Arbeitsplatz ist nicht mit dem Anschaffen eines neuen Laptops für den Mitarbeiter erledigt. Nehmen Sie die Sache ernst und betrachten Sie die Sache ganzheitlich.

Von der Ausstattung, über die Kommunikation (intern und extern), bis zur Anbindung an Ihr Kanzleiökosystem.

Nun, das war alles für heute.

Bis nächste Woche.

David Meyer
Tax Insider – Content Manager

E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de