22.06.2024 – Lesezeit – 3 Minuten

Mandanten und Mitarbeiter bei der Digitalisierung mitnehmen_

Die Digitalisierung Ihrer Kanzlei ist unvermeidlich, aber Ihre Mandanten und Mitarbeiter sind noch nicht überzeugt?

Wie zeigen Sie Ihren Mandanten und Mitarbeitern die Vorteile der Digitalisierung auf?

Ohne ihre Unterstützung wird es schwierig, Ihre Kanzlei erfolgreich zu digitalisieren.

Neben der Überzeugungsarbeit brauchen Sie natürlich auch die technische Infrastruktur und standardisierte Prozesse. Aber der wichtigste Faktor ist, dass Sie Ihre Leute mitnehmen.

Nur gemeinsam können Sie die Digitalisierung meistern und Ihre Kanzlei zukunftsfähig machen.

Die häufigsten Widerstände bei Mandanten und Mitarbeitern

Kunden sind mit dem Status quo zufrieden
Viele langjährige Mandanten sind mit den etablierten Arbeitsabläufen zufrieden. Sie sehen keinen Grund, etwas zu ändern – schließlich hat alles bisher gut funktioniert.

Warum also die Mühen einer Umstellung auf sich nehmen?

Hier ist es wichtig, die Vorteile der Digitalisierung klar aufzuzeigen. Zeitersparnisse, Kosteneinsparungen und höhere Effizienz sind überzeugende Argumente. Diese Versprechen sollten sich natürlich auch in der Abrechnung und der Qualität der Betreuung widerspiegeln.

Die „Das haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität
Gerade bei langjährigen Mitarbeitern ist diese Denkweise tief verwurzelt.

Veränderungen bedeuten Mehraufwand und Unsicherheit.

Doch die Digitalisierung lässt sich nicht aufhalten – wer sich weigert, bleibt auf der Strecke.

Hier ist viel Überzeugungsarbeit und Schulung Ihrer Belegschaft nötig, um Ängste abzubauen.

Fehlende digitale Kompetenzen
Nicht jeder Mitarbeiter oder Mandant verfügt über die notwendigen Fähigkeiten im Umgang mit neuen Tools und Systemen.

Gerade für ältere Kolleg*innen kann die Digitalisierung eine große Hürde darstellen. Regelmäßige Schulungen und viel Geduld sind hier der Schlüssel zum Erfolg.

Datenschutzbedenken
Der Schutz sensibler Kunden- und Unternehmensdaten ist ein zentrales Thema.

Es gilt, Bedenken durch höchste Sicherheitsstandards und Transparenz ernstzunehmen. Eine vertrauensvolle Kommunikation ist entscheidend.

Mit der richtigen Herangehensweise lassen sich viele Widerstände überwinden.

Eine offene Fehlerkultur, klare Kommunikation und das richtige Schulungsangebot ebnen den Weg für eine gelungene Digitalisierung.

Überzeugungsarbeit bei bestehenden Mandanten leisten

Vorteile der Digitalisierung aufzeigen
Als Erstes sollten Sie Ihren Mandanten die konkreten Vorteile der Digitalisierung aufzeigen. Erklären Sie, wie sie durch digitale Prozesse Zeit und Geld sparen können. Versprechen Sie eine effizientere und transparentere Zusammenarbeit, die Sie dann aber auch umsetzen.

Betonen Sie, dass die Digitalisierung keine Einmal-Aktion ist, sondern ein kontinuierlicher Prozess der ständigen Verbesserung.

Nur so können Sie und Ihre Mandanten langfristig von den Vorzügen profitieren.

Vertrauen durch persönlichen Kontakt aufbauen
Viele Mandanten stehen der Digitalisierung skeptisch gegenüber.

Nehmen Sie sich daher Zeit für den persönlichen Austausch. Hören Sie deren Bedenken an und gehen Sie respektvoll darauf ein.

Bauen Sie so Schritt für Schritt Vertrauen auf. Zeigen Sie, dass die Digitalisierung kein Risiko, sondern eine Chance für alle Beteiligten ist.

Bieten Sie wenn möglich Hilfestellung und Schulungen an.

Schrittweise Umstellung angehen
Stellen Sie nicht von heute auf morgen alles auf digitale Prozesse um. Gehen Sie behutsam und mit einem klaren Fahrplan vor.

Setzen Sie zuerst einfache digitale Tools ein, bevor komplexere Lösungen folgen.

Integrieren Sie Ihre Mandanten eng in den Prozess. Holen Sie regelmäßig Feedback ein und passen Sie die Digitalisierung bei Bedarf an.

So gewinnen Ihre Mandanten Vertrauen und Sicherheit.

Mit Ausdauer, Fingerspitzengefühl und einem partnerschaftlichen Ansatz überzeugen Sie Ihre Mandanten von der Digitalisierung.

Mitarbeitende mit ins Boot holen

Offene Kommunikation Fördern
Damit die Digitalisierung in Ihrer Kanzlei gelingt, müssen Ihre Mitarbeiter vollständig überzeugt sein.

Offene und transparente Kommunikation sind der Schlüssel. Erklären Sie die Vorteile der Digitalisierung für das Team.

Hören Sie auch auf die Bedenken Ihrer Mitarbeiter.

Manche haben vielleicht Angst, dass ihre Arbeitsplätze durch Automatisierung gefährdet sind.

Versichern Sie ihnen, dass Digitalisierung neue Möglichkeiten schafft, anstatt Jobs zu ersetzen.

Niemand soll sich überfordert fühlen.

Schulungen Anbieten
Investieren Sie in umfassende Schulungen für neue Tools und Arbeitsabläufe.

Nur so können sich Ihre Mitarbeiter wirklich mit den neuen Systemen vertraut machen.

Ermöglichen Sie Hands-on-Training und Übungseinheiten für alle relevanten Programme und Prozesse.

Bitten Sie technikaffine Mitarbeiter, als Mentoren für ihre Kollegen zu fungieren.

Ein interner Support-Kreis schafft ein Umfeld des kontinuierlichen Lernens.

Mitarbeiter Einbinden
Ihr Team kennt den Kanzleialltag am besten. Nutzen Sie dieses Wissen!

Binden Sie Mitarbeiter in die Planungen für die Digitalisierung ein. Lassen Sie sie an Entscheidungen teilhaben.

Ihre Erfahrungen und Ideen sind wertvoll. Vielleicht haben sie smarte Lösungen für bestimmte Herausforderungen. Ein partizipativer Ansatz erhöht die Akzeptanz und das Engagement aller Beteiligten.

Erfolge Feiern
Kleine Zwischenziele auf dem Weg zur digitalen Kanzlei sollten zelebriert werden.

Loben und anerkennen Sie die Bemühungen und Fortschritte Ihres Teams.

Ein Erfolgserlebnis motiviert ungemein. Ihre Mitarbeiter spüren, dass sich der Aufwand lohnt.

Sie gewinnen Zuversicht für die weiteren Schritte der Digitalisierung.

Digitale Infrastruktur und Prozesse einführen

Technische Grundlagen schaffen
Bevor Sie mit der Digitalisierung Ihrer Kanzlei beginnen, müssen Sie zunächst die technischen Voraussetzungen dafür schaffen.

Das beginnt mit einer stabilen Internetverbindung und modernen Computer- und Mobilgeräten für alle Mitarbeiter.

Eine professionelle, cloud-basierte Software für Ihre Kanzlei ist ebenfalls unverzichtbar.

Abläufe standardisieren
Digitalisierung bedeutet auch, Ihre internen Abläufe zu überdenken und zu standardisieren.

Entwerfen Sie klare Prozesse für Aufgaben wie Mandatsannahme, Buchhaltung oder Fristenmanagement.

Definiere dabei auch, wer wofür zuständig ist.

Standardisierte Abläufe schaffen Klarheit für Ihre Mitarbeiter und sorgen für Effizienz.

Mitarbeiter schulen
Ihre Mitarbeiter müssen mit den neuen digitalen Tools und Prozessen vertraut gemacht werden.

Bieten Sie regelmäßige Schulungen an, in denen Ihre verwendete Software-Funktionen und Arbeitsabläufe gründlich erklärt werden.

Räumen Sie außerdem genug Zeit für die Umstellung ein.

Veränderungen brauchen eine Eingewöhnungsphase.

Mit der richtigen Vorbereitung und Begleitung werden Ihre Mitarbeiter die Digitalisierung schnell zu schätzen wissen.

Zusammengefasst

Wenn Sie Ihre Kanzlei erfolgreich digitalisieren wollen, müssen Sie sowohl Ihre Mandanten als auch Ihre Mitarbeiter mit ins Boot holen.

Beide Gruppen werden die Vorteile der Digitalisierung nicht von vornherein erkennen.

Daher ist es wichtig, ihnen die Vorzüge aufzuzeigen und sie langsam an die neuen Prozesse heranzuführen.

Eine technische Infrastruktur und standardisierte Abläufe sind dafür erforderlich.

Aber ohne die Akzeptanz Ihrer Mandanten und Mitarbeiter werden Sie mit der Digitalisierung nicht weit kommen.

Überzeugen Sie mit Vorteilen und nehmen Sie alle mit einer klaren und proaktiven Kommunikation mit auf den Weg in die digitale Zukunft.

Bis nächste Woche!

David Meyer
Tax Insider – Content Manager

E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de