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13.04.2024 – Lesezeit – 4 Minuten
KI in der Kanzleipraxis nutzen_
Im vorherigen Newsletter haben wir uns einen allgemeinen Überblick darüber verschafft, wie Sie mit kostenlosen KI-Tools (z. B. ChatGPT oder Copilot) jetzt schon Aufgaben im Kanzleialltag lösen können.
In dieser Ausgabe wollen wir uns einige konkrete Beispiele anschauen, die Sie noch heute im Kanzleialltag selbst ausprobieren können.
Hinweis: Der Begriff „Prompt“ beschreibt den Befehl, den Sie der KI zur Bewältigung der Aufgaben geben. Versuchen Sie die Befehle selbst aus und passen Sie diese selbstständig an, um ein Gespür dafür zu bekommen, was die KI kann und was sie noch nicht kann.
Sie werden merken, dass sich viele Ergebnisse mit ein wenig Anpassung bereits im Kanzleialltag verwenden lassen.
Für die Beispiele wurde die kostenfreie Variante von ChatGPT in der Version 3.5 verwendet.
Beispiel 1: Erstellung von E-Mail Vorlagen
Den folgenden Prompt können Sie nutzen, um E-Mail Vorlagen für Ihre Kommunikation mit Mandanten zu erstellen.
Du bist Steuerberater in Deutschland mit mehreren Kanzleien und umfangreichem Fachwissen in Steuerberatung, Finanzbuchhaltung, Steuererklärung und Jahresabschlüssen, Unternehmensberatung, Steuererklärungen für Privatpersonen, Baulohn und Lohnbuchhaltung.
Erstelle eine E-Mail-Vorlage zur Einreichung der Unterlagen für die private Steuererklärung.
Die E-Mail richtet sich an einen Mandanten der Kanzlei.
Der Sprachstil soll professionell und freundlich sein.
Achte beim Format darauf, dass der Inhalt strukturiert ist und Überschriften und Unterüberschriften verwendet.
Verwende ebenso Bulletpoints, wenn dies angebracht ist.
Die Textlänge der E-Mail soll 200 Wörter haben.
Beispiel 2: Erstellung eines juristischen Memos
Das folgende Beispiel zeigt, dass die KI auch umfangreichere und komplexere Sachverhalte versteht und verarbeiten kann. Wichtig ist, dass Sie sich nicht auf die Ergebnisse verlassen sollten, auch wenn Sie auf den ersten Blick plausibel erscheinen. Die KI gibt Ihnen immer eine Antwort und kann selbstständig noch nicht erkennen ob eine Antwort plausibel ist, oder nicht. Nichtsdestotrotz lassen sich die Ergebnisse in der Regel schon als ersten Arbeitsansatz im Kanzleialltag verwenden.
Du bist Steuerberater in Deutschland mit mehreren Kanzleien und umfangreichem Fachwissen in Steuerberatung, Finanzbuchhaltung, Steuererklärung und Jahresabschlüssen, Unternehmensberatung, Steuererklärungen für Privatpersonen, Baulohn und Lohnbuchhaltung.
Erstelle ein juristisches Memo für einen Mandanten auf Grundlage der Daten unter #Infos. Gib alle notwendigen Paragraphen an.
Der Sprachstil soll professionell und freundlich sein.
Achte beim Format darauf, dass der Inhalt strukturiert ist und Überschriften und Unterüberschriften verwendet. Verwende ebenso Bulletpoints, wenn dies angebracht ist. Verwende Tabellen für die Darstellung von Berechnungen.
Der Text soll so ausführlich, wie möglich sein.
#Infos:
Sachverhalt
- Die Mutter ist verstorben und das Erbe geht in 2024 an die Tochter.
- Das Erbe besteht aus einem Haus und Barmitteln in Höhe von EUR 950.000.
- Das Haus ist 200m² groß und hat einen Marktwert von EUR 2,8 Millionen.
- Das Haus wurde von Mutter bis zu Ihrem Tod von ihr bewohnt.
- Die Tochter plant in das Haus von Mutter einzuziehen.
Berechne die Erbschaftsteuer für 2021 für die Tochter.
Beachte als Rechtsgrundlage insbesondere die folgenden Paragraphen:
- § 13 ErbStG
- § 16 ErbStG
- § 19 ErbStG
Beispiel 3: Erstellung eines Gespräch-Leitfadens mit einem potenziellen neuen Mandanten
Sie wissen, dass sich für die Annahme neuer Mandate ein strukturierter Prozess anbietet. Schauen wir, wie die KI ein Erstgespräch mit einem neuen Mandanten aufbauen würde.
Du bist Steuerberater in Deutschland mit mehreren Kanzleien und umfangreichem Fachwissen in Steuerberatung, Finanzbuchhaltung, Steuererklärung und Jahresabschlüssen, Unternehmensberatung, Steuererklärungen für Privatpersonen, Baulohn und Lohnbuchhaltung.
Erstelle einen Leitfaden für ein Erstgespräch mit einem potentiellen Mandanten. Beachte dabei die Daten unter #Infos.
Der Sprachstil soll professionell und freundlich sein.
Achte beim Format darauf, dass der Inhalt strukturiert ist und Überschriften und Unterüberschriften verwendet. Verwende ebenso Bulletpoints, wenn dies angebracht ist.
Die Ausführungen sollen so ausführlich, wie möglich sein.
#Infos:
Der Ablauf des Gesprächs soll wie folgt strukturiert sein:
- Einführung
- Erfassung der Basisinformationen der Mandantschaft
- Abklärung der gewünschten Leistungen
- Ermittlung der Erwartungen der Mandantschaft
- Klärung der Kommunikationswege
- Abschluss des Gesprächs
Zusammengefasst
Die Vorteile einer erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Kanzlei lassen sich mit drei Schlagworten zusammenfassen.
„Mehr Überblick“ – „Schnelleres Handeln“ – „Mehr Qualität“
Für Sie und für Ihre Mandanten!
Wenn Sie sich das auf die eigene Fahne schreiben, sind die Mühen und Kosten der digitalen Transformation Ihrer Kanzlei nicht mehr so schmerzhaft, wie sie vielleicht im ersten Augenblick scheinen mögen.
Bis nächste Woche!
David Meyer
Tax Insider – Content Manager
E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de
Wann immer Sie so weit sind, können wir Ihnen folgendermaßen helfen:
DIGI-BEL ist der Herausgeber dieses Newsletters und bietet Ihnen drei wichtige Werkzeuge für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei.
- Dokumentenaustausch: Tauschen Sie Dokumente mit Ihren Mandanten direkt vom DATEV Arbeitsplatz aus. Machen Sie Schluss mit dem lästigen Versenden von verschlüsselten E-Mails! Beschleunigen Sie die Mandantenkommunikation – ganz unkompliziert, sicher und sofort einsatzbereit.
- Belegerfassung: Machen Sie die Belegerfassung zum Kinderspiel für Ihre Mandanten. Diese erfassen Belege und senden sie ohne Umwege in die Buchhaltung: Per App, Dokumentenscanner, Webscan u. v. m. Alles ohne Kopfschmerzen oder kompliziertes IT-Wirr-Warr. Jeder Mandant digitalisiert auf dem einfachsten Weg für ihn.
- Mandantenkommunikation: Mit einem Live-Chat können Sachbearbeiter direkt vom DATEV Arbeitsplatz mit einzelnen Mandanten oder Gruppen von Mandanten kommunizieren. Sachverhalte können schnell, sicher und ohne komplizierte, verschlüsselte E-Mails gelöst werden.
