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23.01.2024 – Lesezeit – 3 Minuten
Die vollständige Digitalisierung des Rechnungswesens in Ihrer Kanzlei_
Das Rechnungswesen ist für jede Steuerkanzlei eine essenzielle Baustelle für digitale Kanzleiprozesse.
Wenn Sie die Sache gezielt und strategisch angehen, können Sie alle Bereiche im Rechnungswesen digitalisieren und dadurch effizienter arbeiten und Ihren Mandanten gleichzeitig einen noch besseren Service bieten.
Bewährt hat sich das folgende Vorgehen.
1. Schritt: Starten Sie mit einem Pilotprojekt
Der erste Schritt zur Digitalisierung Ihres Kanzleirechnungswesens beginnt am besten bei Ihnen selbst.
Beginnen Sie damit, Ihre eigene Finanz- und Lohnbuchhaltung zu digitalisieren, indem Sie Belege scannen und die verfügbaren digitalen Lösungen Ihres Softwarehauses vollständig nutzen.
Parallel dazu wählen Sie eine Handvoll Mandanten aus und bilden ein Digital-Team mit interessierten Mitarbeitern und Mandanten.
Dieses Team sammelt Erfahrungen und steht bestenfalls auch bei Rückschlägen hinter dem Projekt.
Klären Sie, welche Schnittstellen vorhanden sind oder geschaffen werden
müssen, um digitale Unterlagen reibungslos in Ihr Kanzleisystem einzulesen.
Ziel ist es, den physikalischen Pendelordner durch digitale Zusammenarbeit zu ersetzen. Bzw. per Mail oder anderen Wegen gesendete Belege z. B. direkt bei Ihnen im DUO zu empfangen.
2. Schritt: Sukzessives Einbinden aller Ihrer Mandanten
Nach erfolgreicher Erprobung mit Pilotmandanten können Sie schrittweise alle Ihre Mandanten für die Digitalisierung gewinnen.
Kategorisieren Sie Ihre Mandanten und beginnen Sie mit den aufgeschlossenen und denen, für die die Umstellung den größten Nutzen bringt.
Es wird Mandanten geben, die sich zunächst gegen die Umstellung sträuben. Platzieren Sie diese ans Ende der Umstellungsliste und prüfen Sie später, ob sie noch zu Ihrem Klientel passen oder ob eine Preisanpassung aufgrund manueller Zusatztätigkeiten erfolgen muss.
Der Gesamtprozess dauert in der Regel etwa ein Jahr, wenn klare Ziele definiert und mit den Mitarbeitern vereinbart werden.
Zusammengefasst
Die vollständige Digitalisierung des Rechnungswesens in Ihrer Steuerkanzlei ist ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz und moderner Arbeitsweise.
Mit einem klaren Plan, einem engagierten Team und der Unterstützung Ihrer Mandanten können Sie dieses Ziel erfolgreich erreichen und Ihre Kanzlei fit für die Zukunft machen.
Bis nächste Woche!
David Meyer
Tax Insider – Content Manager
E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de
Wann immer Sie so weit sind, können wir Ihnen folgendermaßen helfen:
DIGI-BEL ist der Herausgeber dieses Newsletters und bietet Ihnen drei wichtige Werkzeuge für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei.
- Dokumentenaustausch: Tauschen Sie Dokumente mit Ihren Mandanten direkt vom DATEV Arbeitsplatz aus. Machen Sie Schluss mit dem lästigen Versenden von verschlüsselten E-Mails! Beschleunigen Sie die Mandantenkommunikation – ganz unkompliziert, sicher und sofort einsatzbereit.
- Belegerfassung: Machen Sie die Belegerfassung zum Kinderspiel für Ihre Mandanten. Diese erfassen Belege und senden sie ohne Umwege in die Buchhaltung: Per App, Dokumentenscanner, Webscan u. v. m. Alles ohne Kopfschmerzen oder kompliziertes IT-Wirr-Warr. Jeder Mandant digitalisiert auf dem einfachsten Weg für ihn.
- Mandantenkommunikation: Mit einem Live-Chat können Sachbearbeiter direkt vom DATEV Arbeitsplatz mit einzelnen Mandanten oder Gruppen von Mandanten kommunizieren. Sachverhalte können schnell, sicher und ohne komplizierte, verschlüsselte E-Mails gelöst werden.
