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11.05.2024 – Lesezeit – 3 Minuten
Die Digitalisierungslüge: Warum Scannen allein nicht ausreicht_
Der Begriff der Digitalisierung allgemein beschreibt lediglich den Übergang von analog zu digital.
Eine weit verbreitete Annahme ist, dass Digitalisierung bedeutet, dass man seine Unterlagen von Papier auf digitale Daten und Scans umstellt.
Daraus folgt dann die vereinfachte Umsetzung: Wir scannen jetzt alles ein, dann sind wir digitalisiert.
Dieser Ansatz ist im Grunde ja erstmal nicht falsch, aber eben auch noch lange kein abgeschlossener Digitalisierungsprozess. Weder für Sie als Kanzlei noch für Ihre Mandanten.
Digitalisierung ist kein Sprint sondern ein Marathon
Es gibt kein Ziel, das man bei der Digitalisierung erreicht, vielmehr geht es um eine neue Arbeits- und Denkweise, die nachhaltig verankert werden muss. Außerdem ist Digitalisierung kein abgeschlossenes Ziel, das Kanzleien erreichen.
Viele Steuerberater haben leider die trügerische Auffassung, dass sie eine bestimmte Software einführen, alle Papierakten einscannen und nur noch per E-Mail mit Mandanten kommunizieren müssen, um dann die Digitalisierung ihrer Kanzlei abgeschlossen zu haben.
Beispielhaft für diese Einstellung sind Sätze wie „Wir haben DATEV DMS eingeführt und alle Mandanten schicken ihre Unterlagen als Scan, wir sind jetzt digitalisiert“.
Solche Entwicklungen stellen erste Schritte in die richtige Richtung dar, aber noch lange keine optimal in der digitalen Welt angekommene Kanzlei.
Im Grunde ist man nie angekommen, da sich die Soft- und Hardwarelandschaft ständig schnell weiterentwickelt und verbessert.
Digitalisieren heißt dranbleiben
Direkt nach der Einführung einer Software müssen Kanzleien schon wieder überprüfen, ob diese Lösung immer noch die beste auf dem Markt ist.
Deshalb ist es wichtig, Digitalisierung wie einen Mentalitätswandel zu betrachten: Veränderungen müssen in kleinen Schritten eingeführt werden, die nachhaltig zu neuen Gewohnheiten führen.
Kanzleien, die Digitalisierung durch Einzelmaßnahmen schnell abhaken wollen, werden unter den ständig neuen Herausforderungen schnell überfordert sein und weniger von ihrer digitalen Strategie profitieren.
Digitalisierung heißt weiterdenken
Der Weg zur digitalen Kanzlei endet nicht mit der Einführung einer Software oder dem Digitalisieren von Papierakten.
Vielmehr bedeutet Digitalisierung, ständig neue Wege zu finden, um Prozesse zu optimieren und den digitalen Wandel aktiv mitzugestalten.
Es geht darum, die Möglichkeiten der digitalen Technologie voll auszuschöpfen, um Effizienz und Produktivität kontinuierlich zu steigern.
Dabei ist es wichtig, nicht nur auf bereits etablierte Lösungen zu setzen, sondern auch offen für innovative Ansätze und neue Entwicklungen zu sein.
Digitale Kanzleien, die erfolgreich sein wollen, müssen daher kontinuierlich weiterdenken und sich aktiv mit den aktuellen Trends und Technologien auseinandersetzen.
Zusammengefasst
Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, der weit über das reine Scannen von Dokumenten hinausgeht.
Dieser Prozess erfordert eine neue Denkweise und Arbeitsweise, die kontinuierliche Anpassungen und Verbesserungen mit sich bringt.
Statt die Digitalisierung Ihrer Kanzlei als isolierten Schritt zu betrachten, sollten Sie sie als langfristige Strategie begreifen, die Ausdauer, Flexibilität und kontinuierliches Lernen erfordert.
Bis nächste Woche!
David Meyer
Tax Insider – Content Manager
E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de
Wann immer Sie so weit sind, können wir Ihnen folgendermaßen helfen:
DIGI-BEL ist der Herausgeber dieses Newsletters und bietet Ihnen drei wichtige Werkzeuge für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei.
- Dokumentenaustausch: Tauschen Sie Dokumente mit Ihren Mandanten direkt vom DATEV Arbeitsplatz aus. Machen Sie Schluss mit dem lästigen Versenden von verschlüsselten E-Mails! Beschleunigen Sie die Mandantenkommunikation – ganz unkompliziert, sicher und sofort einsatzbereit.
- Belegerfassung: Machen Sie die Belegerfassung zum Kinderspiel für Ihre Mandanten. Diese erfassen Belege und senden sie ohne Umwege in die Buchhaltung: Per App, Dokumentenscanner, Webscan u. v. m. Alles ohne Kopfschmerzen oder kompliziertes IT-Wirr-Warr. Jeder Mandant digitalisiert auf dem einfachsten Weg für ihn.
- Mandantenkommunikation: Mit einem Live-Chat können Sachbearbeiter direkt vom DATEV Arbeitsplatz mit einzelnen Mandanten oder Gruppen von Mandanten kommunizieren. Sachverhalte können schnell, sicher und ohne komplizierte, verschlüsselte E-Mails gelöst werden.
