24.01.2024 – Lesezeit – 3 Minuten

5 Schritte zur erfolgreichen Auswahl und Einführung neuer Software in Ihrer Kanzlei_

Die Auswahl und Einführung neuer Kanzleisoftware kann zu erheblichen Kopfschmerzen führen.

„Welche ist die richtige für mich? Wann ist der richtige Zeitpunkt? Brauche ich das wirklich? Wird mein Team damit zurechtkommen? Ist das das Geld wert?“

Mit den folgenden Schritten treffen Sie die richtige Wahl und führen zukunftsweisende Tools erfolgreich in Ihrer Kanzlei ein.

Schritt 1: Definieren Sie Ihr Anforderungsprofil

Indem man die Mitarbeiter mit einleitenden Fragen wie „Was genau soll gelöst werden oder welcher Arbeitsablauf braucht Unterstützung?“ einbezieht, kann man besser verstehen, wo die eigentlichen Herausforderungen liegen, und was berücksichtigt werden muss.

Eine Entscheidung von oben, ohne die Mitarbeiter um ihre Einschätzung zu bitten, kann schnell auf Widerstand stoßen.

Daher ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter, welche die Software später nutzen werden, aktiv an der Auswahl beteiligt sind.

Das Anforderungsprofil dient dann als Grundlage für eine Checkliste mit allen erforderlichen Kriterien.

Diese Checkliste kann mit einer Auswahl an verfügbaren Anbietern und Softwarelösungen abgeglichen und anhand praktischer und wirtschaftlicher Gesichtspunkte bewertet werden.

Schritt 2: Achten Sie auf Kompatibilität

Die Software muss mit der bereits in Ihrer Kanzlei vorhandenen Software kompatibel sein, um keine isolierten Lösungen zu schaffen.

Sie sollten sicherstellen, dass passende Schnittstellen zu den bereits genutzten Programmen vorhanden sind.

Beispielsweise sollte ein digitales Terminbuchungssystem zumindest eine Programmschnittstelle zum digitalen Kalender Ihrer Kanzlei (Outlook oder ähnliches) haben.

Die Vermeidung von isolierten Lösungen ist wichtig, da sie zukünftig neue Probleme verursachen könnten, die eigentlich vermeidbar wären.

Außerdem sollte die Software die verteilte Arbeit in Ihrem Team unterstützen, um den Abstimmungsaufwand und Redundanzen zu minimieren.
Jedes Teammitglied sollte je nach Bedarf Zugang und Zugriff haben, um wichtige Informationen nicht zu verpassen.

Schritt 3: Achten Sie auf Sicherheits- und Datenschutzaspekte

Die Sicherheit einer neuen Lösung sollte mit Hinblick auf DSGVO und allgemeinen Datenschutz (auch GoBD) gewährleistet sein. Auch generelle IT-Sicherheit ist ein Thema.

Fragen Sie Ihren IT-Experten um Rat und nehmen Sie Abstand von Lösungen aus den USA oder anderen Ländern, da dies meist zu Schwierigkeiten im Rahmen des Datenschutzes führt.

Schritt 4: Planen Sie ernsthafte Testphasen ein

Sie können verschiedene Lösungen von einem oder wenigen Mitarbeitern auf Herz und Nieren testen lassen.

Viele Softwareanbieter bieten in der Regel eine kostenfreie Testphase oder Schulungen wie Tutorials und Webinare an, um einen Einblick in ihre Software zu erhalten.

Diese Tests sollten unter Berücksichtigung Ihres Anforderungsprofils und der Informationen des Herstellers durchgeführt werden.

Es ist wichtig zu überprüfen, ob der Einsatz der Software auch zu den gewünschten Ergebnissen führt.

Je früher Sie mögliche Probleme feststellen, desto mehr Zeit und Kosten können Sie im späteren Verlauf einsparen.

Schritt 5: Entscheidung treffen und Software einrichten

Je nachdem, ob Sie sich für eine Cloud- oder eine »On-Premise«-Lösung entscheiden, wird die Software unterschiedlich installiert und mit Daten versehen.

Bei »On-Premise«-Software geschieht dies auf Ihren eigenen Servern oder PCs, während Cloud-Lösungen direkt vom Anbieter bereitgestellt werden.

Es könnte sinnvoll sein, einen ersten Testprozess zu erstellen und zu überprüfen, ob er umsetzbar ist.

Ein kleines Team von Mitarbeitern kann ausgewählt werden, um die Lösung zu nutzen. Dieses Team könnte vordefinierte Szenarien durchspielen und überprüfen, welche Probleme auftreten, die vor einer Einführung in der gesamten Kanzlei behoben werden müssen.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass dieser Testprozess mit dem gewünschten Zielprozess übereinstimmt und alle erforderlichen Anpassungen oder Verbesserungen dokumentiert werden.

Sollten während dieser Phase bedeutende Hindernisse auftreten, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass von der Einführung der Software in der Kanzlei abgesehen werden sollte.

Wenn die Testergebnisse jedoch den zuvor festgelegten Kriterien entsprechen, kann mit der Einführung der Software begonnen werden. Es ist jedoch entscheidend, die Sichtweise der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Vor der Einführung benötigen alle Mitarbeiter Schulungen und Informationen darüber, wie der zukünftige Arbeitsablauf aussehen wird.

Zusammengefasst

Die Auswahl und Einführung neuer Kanzleisoftware kann eine komplexe und herausfordernde Aufgabe sein.

Dabei spielen verschiedene Aspekte wie die Bedürfnisse der Mitarbeiter, Kompatibilität mit vorhandener Software, Sicherheits- und Datenschutzaspekte sowie umfassende Testphasen eine entscheidende Rolle.

Durch die sorgfältige Berücksichtigung dieser Schritte können Sie sicherstellen, dass die Einführung neuer Kanzleisoftware erfolgreich verläuft und langfristig Mehrwert für Ihre Kanzlei schafft.

David Meyer
Tax Insider – Content Manager

E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de