D ² Cloud Solution Version 5.8

Willkommen zu den Release Notes von Documents & Data Version 5.8! Diese Version enthält umfangreiche Aktualisierungen mit neuen Funktionen und Verbesserungen.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht, gegliedert in die einzelnen Bereiche der D ² Cloud Solution (D2CS).

Documents & Data Cloud Solution

• Im D2CS können Verantwortliche einer Freigabe diese nun auch abbrechen. Diese Funktion steht auch weiterhin Benutzern mit Admin-Rechten zur Verfügung. Zudem wird im Freigabedialog oben rechts die gewählte Freigabenreihenfolge angezeigt.
• Posteingang optional: Sie können jetzt den Posteingang optional nur für bestimmte Unterbenutzer freischalten oder ausschalten, um die Sicherheit und Kontrolle zu erhöhen.
• Überarbeitung des Freigabedialogs: Der Freigabedialog wurde überarbeitet und verbessert.
• Fehlerkorrekturen im Outlook Add-In: Probleme mit dem Outlook Plugin wurden behoben, um eine reibungslose Integration mit Ihrer E-Mail-Plattform zu gewährleisten.

  Wenn eine E-Mail per Outlook Plugin archiviert wurde, wird die Archivierung jetzt direkt in Outlook angezeigt. Diese Funktion ist nur für neu archivierte E-Mails verfügbar. Die Anzeige erfolgt über die Kategorie und ist standardmäßig in der Ansicht aktiviert. Um die neue Funktion nutzen zu können, ist eine Neuinstallation des Plugins erforderlich.

• Intern geteilte Dokumente im D2CS: Dokumente, die intern geteilt wurden, sind jetzt auch für die Benutzer innerhalb des D2CS aufrufbar, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
• Admins können nun Scanner auch per MAC-Adresse zuweisen. Dazu müssen sie den betreffenden Mandanten auswählen und unter „bearbeiten“ die „Scanner MAC-Adresse(n)“ eintragen.
• Des Weiteren ist jetzt eine 2-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer möglich. Dabei stehen verschiedene Optionen wie E-Mail oder OTP zur Verfügung.
• Neues Modul/Lizenz – Rechnungstrenner Plus: Mit dem Rechnungstrenner Plus von D2 können Sie mühelos alle Rechnungen desselben Belegtyps trennen lassen. Sie können mehrere Belege oder Rechnungen gleichzeitig scannen, bzw. per Webupload übermitteln. Unser Rechnungstrenner erkennt und trennt diese automatisch, sodass sie als separate Rechnungsdokumente gespeichert werden.
• Neues Modul/Lizenz Rechnungsleser: Ein neues Modul namens „Rechnungsleser“ wurde veröffentlicht, welches die automatisierte Auslesung und Veröffentlichung von Daten ermöglicht. Nutzer können das Modul jetzt über den Marktplatz buchen.
• DATEV Verbindungsübersicht: Eine neue Ansicht wurde implementiert, die es ermöglicht, alle Verbindungen zur DATEV auf einen Blick zu sehen und zu verwalten. Dies erleichtert es Ihnen bestehende Verbindungen zu prüfen bzw. neue Verbindungen zur DATEV herzustellen.

  Für Administratoren wurde oben rechts ein Schnellverbindungsknopf hinzugefügt, der es ermöglicht, unkompliziert und direkt eine Verbindung herzustellen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, dies für jede einzelne Ansicht separat durchzuführen.

D2 Kanzleilizenz

• Webupload und Dokumentenaustausch: Nun können ZIP-Dateien nicht nur im einfachen Webupload, sondern auch im erweiterten Webupload und im Dokumentenaustausch hochgeladen werden.
• Universalschnittstelle: Wenn das Modul „Dokumente in der DATEV entheften“ gebucht ist, können nun Dokumente über die Universalschnittstelle entheftbar an die DATEV übermittelt werden.
• Dokumentenaustausch – Erweiterter Filter für Dokumentensuche: Ein erweiterter Filter wurde hinzugefügt, um Dokumente schnell und gezielt zu finden.
• Einstellungsmöglichkeiten für E-Mail Benachrichtigungen: E-Mail-Benachrichtigungen, die an Mandanten gesendet werden, wenn Dokumente im Dokumentenaustausch verfügbar sind, können jetzt so konfiguriert werden, dass sie keine Dateinamen oder Gesprächsverläufe mehr enthalten.
• Individuelle Übermittlungsarten / Erfassungswege: Die Übermittlungsarten und Erfassungswege sind individuell je Mandant konfigurierbar. Die Übermittlungsarten können einzeln aktiviert oder deaktiviert werden, darunter Dokumentenaustausch, DATEV Meine Steuern und DATEV Unternehmen Online.
• Belegablagen-Verwaltung für Admins: Administratoren haben jetzt die Möglichkeit, Belege zu verwalten, die noch nicht zur DATEV übermittelt wurden. Dies umfasst das Herunterladen, Löschen, Verschieben in andere Kategorien und das Verschieben zwischen DUO und Meine Steuern. (über Menü Mandanten > Mandanten wählen, dort im drei Striche Menü “Belegablage”)
• Historie: Änderungen im Dokumentenaustausch werden nun in einer Historie erfasst, die für Sachbearbeiter einsehbar ist. Dies umfasst Aktionen wie das Hochladen oder Löschen von Dokumenten.
• Eingeschränktes Löschen: Admins können global oder pro Mandanten festlegen, ob das Löschen von Dokumenten im Dokumentenaustausch erlaubt ist. Diese Einstellung kann sowohl unter den allgemeinen Einstellungen als auch für jeden Mandanten individuell vorgenommen werden.

  So können Sie die Einstellungen vornehmen als Admin unter Einstellungen > Allgemein > „Mandanten erlauben Dokumente zu entfernen.“

  Als Admin unter Mandanten > drei-Punkte-Menü Mandant editieren > „Mandanten erlauben Dokumente zu entfernen“

• Nachrichtenverlauf: Optional ist es jetzt möglich, den Nachrichtenverlauf beim Übermitteln von Dateien im Dokumentenaustausch mitzuschicken.

Überarbeitung Benutzerverwaltung

• Anpassung an das neue Layout: Es wurden mehrere Anpassungen am Layout der Benutzerverwaltung vorgenommen.
• Optionale Passwortvergabe bei der Anlage: Sie können jetzt optional direkt bei der Anlage von Benutzern ein Passwort vergeben.
• Outlook Add-In für Nutzer ohne D2CS: Das Outlook Add-In steht nun auch Nutzern ohne Zugriff auf das D2CS zur Verfügung.

• Allgemeine Fehler wurden behoben, um die Stabilität und Zuverlässigkeit von D2CS weiter zu verbessern.
• Falls die Übermittlung zur DATEV nicht funktioniert, werden entsprechende Fehlermeldungen angezeigt. Diese treten auf, wenn eine Datei entheftbar übermittelt wird, diese aber mehr als 50 Seiten hat oder größer als 20 MB ist. Darüber hinaus wurden auch diverse kleinere Fehler behoben.

Wir hoffen, dass Ihnen die neuen Funktionen und Verbesserungen helfen werden.

Vielen Dank, dass Sie D2CS nutzen! Wenn Sie Fragen oder Feedback haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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