18.05.2024 – Lesezeit – 4 Minuten

Change-Management: So gelingt die Digitalisierung Ihrer Kanzlei_

Change-Management ist ein systematischer Prozess, um Veränderungen in Ihrer Kanzlei reibungslos umzusetzen.

Mit einer klaren Vision, der Beteiligung Ihrer Mitarbeiter, einer guten Planung und kontinuierlicher Umsetzung sowie Evaluierung der Änderungen gelingt Ihnen die digitale Transformation Ihrer Kanzlei.

Durch Change-Management setzen Sie Veränderungen systematisch und erfolgreich um.

Hier sind vier wichtige Aspekte, um den Wandel in Ihrer Kanzlei zu meistern.

Vision und Ziele definieren

Es klingt immer sehr großspurig, aber um die Digitalisierung Ihrer Kanzlei erfolgreich umzusetzen, müssen Sie zunächst eine klare Vision und konkrete Ziele definieren.

Überlegen Sie sich, wie die digitale Steuerberatung der Zukunft mit Ihrer Kanzlei aussehen soll.

• Möchten Sie komplett auf digitale Prozesse umstellen oder langfristig noch alte Prozesse beibehalten?
• Welche digitalen Tools sollen implementiert werden?
• Wie können Sie Ihre Mandanten sinnvoll in den Digitalisierungsprozess einbeziehen?

Beantworten Sie diese Fragen, um eine Vision zu entwickeln, auf die Sie Ihre weiteren Schritte ausrichten können.

Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter an der Zieldefinition, damit diese den Digitalisierungsprozess mittragen.

Nur, wenn alle an einem Strang ziehen, kann die Umstellung auf digitale Prozesse gelingen.

Interne Kommunikation

Ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung ist die interne Kommunikation. Sie müssen Ihre Mitarbeiter auf die anstehenden Veränderungen vorbereiten und dafür sensibilisieren.

Informieren Sie regelmäßig
Halten Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig über den Stand der Digitalisierung auf dem Laufenden. Bereiten Sie sie auf mögliche Änderungen der Arbeitsabläufe und -strukturen vor.

Je transparenter Sie kommunizieren, desto weniger Widerstand wird es geben.

Feedback einholen
Fragen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig nach Feedback zur Digitalisierung.

Was funktioniert gut, wo gibt es noch Verbesserungspotential?

Ihre Mitarbeiter sind die Experten für die tägliche Praxis. Nutzen Sie ihr Feedback, um Prozesse zu optimieren.

Zusammenarbeit fördern
Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Die Digitalisierung macht traditionelle Abteilungsgrenzen durchlässiger.

Anstatt in Silos zu denken, sollten Ihre Mitarbeiter bereichsübergreifend zusammenarbeiten können.

Nur so können digitale Prozesse optimal genutzt werden.

Schulungen für Mitarbeiter

Um den digitalen Wandel Ihrer Kanzlei erfolgreich zu gestalten, müssen alle Mitarbeiter mit ins Boot geholt werden.

Organisieren Sie daher Schulungen und Weiterbildungen, um die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen.

Digitale Tools und Prozesse
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in modernen digitalen Tools, die den Arbeitsalltag vereinfachen können.

Zum Beispiel können Sie gemeinsam Cloud-Lösungen zur Belegerfassung, Projektmanagement-Software oder digitale Signaturverfahren testen.

So gewöhnen sich die Mitarbeiter an neue digitale Prozesse und können diese in ihrer täglichen Arbeit nutzen.

Mandantenservice und Kommunikation
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die veränderten Ansprüche Ihrer Mandanten in Zeiten der Digitalisierung.

Moderne Mandanten erwarten eine schnelle, transparente Kommunikation über verschiedene Kanäle wie Chat, E-Mail oder sogar soziale Medien.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie auf solche Anfragen professionell reagieren und den Kundenservice auf allen Kanälen gewährleisten können.

Externe Kommunikation

Senden Sie Ihren Mandanten einen Newsletter oder ein Anschreibe, um sie über die digitale Transformation und Veränderungen Ihrer Kanzlei zu informieren.
Erklären Sie die Vorteile, wie z. B. schnellere Reaktions- und Bearbeitungszeiten, Online-Terminvereinbarungen und den Zugang zu Dokumenten und Rechnungen auf einer Cloud-Lösung.

Vergessen Sie nicht Ihre Partner
Wenn Sie mit anderen Steuerberatern, Anwälten oder Unternehmern zusammenarbeiten, sollten Sie diese ebenfalls persönlich über die geplanten Änderungen informieren.

Nutzen Sie Ihre Online-Präsenz
Stellen Sie Informationen über die Digitalisierung Ihrer Kanzlei auch auf Ihrer Website und in den sozialen Medien zur Verfügung.

Erklären Sie die Vorteile für Ihre Mandanten und laden Sie sie ein, sich über Ihre neuen digitalen Dienstleistungen zu informieren.

Seien Sie für Rückfragen erreichbar
Machen Sie deutlich, dass Sie für alle Fragen, Anmerkungen und Bedenken Ihrer Mandanten und Partner zur Verfügung stehen.

Eine offene Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg bei Veränderungen.

Beantworten Sie Anfragen so schnell und umfassend wie möglich.

Zusammengefasst

Zusammengefasst sind die vier Aspekte für ein erfolgreiches Change-Management im Rahmen Ihrer Kanzleidigitalisierung wie folgt:

1. Analysieren Sie zunächst Ihre aktuellen Prozesse und formulieren Sie eine Vision und Ziele für Ihre Kanzlei.
2. Seien Sie proaktiv bei der internen Kommunikation und kommunizieren Sie lieber zu viel als zu wenig.
3. Bilden Sie Ihr Team fort und schulen Sie es für die neuen digitalen Prozesse.
4. Kommunizieren Sie Ihre Änderungen aktiv an Mandanten und Partner.

Wenn Sie diese vier Punkte beachten, können Sie Ihre Kanzlei erfolgreich ins digitale Zeitalter überführen.

Bis nächste Woche!

David Meyer
Tax Insider – Content Manager

E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de