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20.01.2024 – Lesezeit – 3 Minuten
Wie Sie mit Design Thinking Ihre Digitalisierung schnell voranbringen_
Die Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei kann schnell zu einem Mammut-Projekt werden, in dem Sie den Überblick zwischen Softwaretools, Datenschutzvorschriften und Mandantenwünschen verlieren.
Ein strukturiertes System bietet Ihnen das sogenannte Design Thinking, um die Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei gezielt und effektiv voranzubringen.
Durch einen empathischen und kreativen Ansatz können Sie nicht nur die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und Mandanten besser verstehen, sondern auch maßgeschneiderte digitale Lösungen entwickeln, die einen nachhaltigen Mehrwert schaffen.
Das bedeutet aber, dass Sie sich auf den Prozess einlassen und in Ihrem Digitalisierungsprozess anwenden müssen.
Werfen wir gemeinsam einen Blick auf die 6 Phasen des Design Thinking. Dann bekommen Sie ein Gefühl dafür, ob diese Herangehensweise für Ihre Kanzlei infrage kommt und ob Sie sich mit dem Thema weiter befassen möchten.
Phase 1 – Verstehen:
In dieser ersten Phase des Design Thinking geht es darum, ein gemeinsames Verständnis für die Herausforderungen und Potenziale der Digitalisierung in der Steuerkanzlei zu schaffen.
Das Team analysiert die unterschiedlichen Perspektiven der Mitarbeiter, Abteilungen und der Kanzleiführung.
Durch Workshops, Interviews und Feedbackrunden werden Sichtweisen zusammengetragen, um eine ganzheitliche Basis für den digitalen Transformationsprozess zu schaffen.
Phase 2 – Beobachten:
Die Beobachtungsphase konzentriert sich darauf, die Bedürfnisse, Gedanken, Handlungen und Motivationen im Kontext der digitalen Transformation einzufangen.
Hier zählt die Meinung Ihrer Sachbearbeiter in Ihrem Arbeitsumfeld, um ein tiefergehendes Verständnis für Ihre täglichen Herausforderungen und Potenziale im Zuge der Digitalisierung zu gewinnen.
Dies ermöglicht es, konkrete Anforderungen und mögliche Lösungsansätze besser zu identifizieren.
Phase 3 – Synthese:
In der Synthese werden die gesammelten Erkenntnisse aus den vorangegangenen Phasen zusammengeführt. Das Ziel ist es, die tatsächlichen und oft unausgesprochenen Bedürfnisse Ihrer Sachbearbeiter und Mandanten präzise zu formulieren.
Durch die genaue Festhaltung dieser Erkenntnisse können nutzerzentrierte Lösungsansätze entwickelt werden, die gezielt auf die Anforderungen und Wünsche aller Parteien (Kanzleiführung, Sachbearbeiter und Mandanten) eingehen.
Phase 4 – Ideen generieren:
Die Ideen-Generierungsphase ermutigt dazu, die digitale Transformation aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Durch kreative Techniken wie Brainstorming werden Ideen gesammelt, um Herausforderungen zu bewältigen und Chancen zu nutzen.
Diese Ideen können von Mitarbeitern, Teamleitern, Führungskräften und anderen relevanten Akteuren stammen, um eine breite Palette an Lösungsvorschlägen zu gewährleisten.
Phase 5 – Pilotprojekt entwickeln:
Die entwickelten Ideen werden in dieser Phase zu konkreten Handlungen in Form eines Pilotprojekts umgesetzt. Dieses Pilotprojekt dient als Testlauf und ermöglicht es, wichtige Erkenntnisse darüber zu gewinnen, welche Ansätze besonders Erfolg versprechend sind.
Die Schaltstellen für die digitale Transformation können hier identifiziert und fokussiert werden, um den weiteren Verlauf des Transformationsprozesses zu optimieren.
Phase 6 – Testen:
Die Testphase beinhaltet das Durchspielen einer kleinen Sequenz der digitalen Transformation. Dies ermöglicht es, die erarbeiteten Lösungen in der Praxis zu erproben und frühzeitig potenzielle Herausforderungen zu identifizieren.
Das Feedback Ihrer Sachbearbeiter und Mandanten wird genutzt, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass die digitalen Veränderungen effektiv und akzeptiert sind, bevor sie auf breiterer Ebene implementiert werden.
Zusammengefasst
Design Thinking bietet Ihrer Kanzlei eine strukturierte Herangehensweise, die Digitalisierung anzugehen.
Die 6 Phasen sehen auf den ersten Blick nach sehr viel unnötigem Aufwand aus.
Sie bringen Ihnen aber eine Richtschnur, an der Sie sich entlang hangeln können.
Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei stets realitätsnah und praxisorientiert bleiben.
So vermeiden Sie sich, in eine Sackgasse mit unnötigen Werkzeugen oder Prozessen zu verrennen, was ungleich mehr Aufwand bedeuten würde.
Bis nächste Woche!
David Meyer
Tax Insider – Content Manager
E-Mail: d.meyer@tax-transformation.de
Wann immer Sie so weit sind, können wir Ihnen folgendermaßen helfen:
DIGI-BEL ist der Herausgeber dieses Newsletters und bietet Ihnen drei wichtige Werkzeuge für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei.
- Dokumentenaustausch: Tauschen Sie Dokumente mit Ihren Mandanten direkt vom DATEV Arbeitsplatz aus. Machen Sie Schluss mit dem lästigen Versenden von verschlüsselten E-Mails! Beschleunigen Sie die Mandantenkommunikation – ganz unkompliziert, sicher und sofort einsatzbereit.
- Belegerfassung: Machen Sie die Belegerfassung zum Kinderspiel für Ihre Mandanten. Diese erfassen Belege und senden sie ohne Umwege in die Buchhaltung: Per App, Dokumentenscanner, Webscan u. v. m. Alles ohne Kopfschmerzen oder kompliziertes IT-Wirr-Warr. Jeder Mandant digitalisiert auf dem einfachsten Weg für ihn.
- Mandantenkommunikation: Mit einem Live-Chat können Sachbearbeiter direkt vom DATEV Arbeitsplatz mit einzelnen Mandanten oder Gruppen von Mandanten kommunizieren. Sachverhalte können schnell, sicher und ohne komplizierte, verschlüsselte E-Mails gelöst werden.
