Die drei wichtigsten Schritte für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Kanzlei

Schritt 1 – Fangen Sie bei sich an – strategisch und operativ

Die Digitalisierung Ihrer Kanzlei bringt tiefgreifende Änderungen Ihrer Kanzleiprozesse mit sich. Es geht nicht darum, einen Digitalisierungslehrgang zu besuchen und dann mal eben schnell ein paar Softwaretools zu kaufen.

In erster Linie geht es um die Fragen, wohin Sie mit Ihrer Kanzlei in den nächsten Jahren möchten, wie Sie Ihre Mitarbeiter dabei aktiv mit ins Boot nehmen und wie Sie Ihren Mandanten zukünftig einen echten Mehrwert bieten können.

Erfolgreiche Kanzleien denken über ihre eigene Ausrichtung oder neue Geschäftsbereiche nach. Unser Artikel „Steuerkanzleien im Zugzwang der Digitalisierung – So erschließen sich erfolgreiche Kanzleien neue Geschäftsfelder“ beschäftigt sich ausgiebig mit diesem Themengebiet.

Generell bietet es sich an, zwischen strategischen Veränderungen und operativen Problemen zu unterscheiden.

Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass die digitale Transformation Ihrer Kanzlei ein Großprojekt ist, welches realistisch betrachtet in den nächsten Jahren nie ganz abgeschlossen sein wird.

Die Herausforderung besteht darin, das Tagesgeschäft am Laufen zu halten und gleichzeitig Freiräume zu schaffen, um die Veränderungsprozesse ebenso umsetzen zu können. Planen Sie deshalb zusätzliche Kapazitäten in die Investition Ihrer digitalen Transformation mit ein.

Brechen Sie die Digitalisierung Ihrer Kanzlei auf drei wichtige Ebenen herunter.

1. Die Digitalisierung Ihrer Dienstleistungen
   Dazu zählen z. B. der digitale Belegtransfer (per App, Webupload, Direktscan oder Rechnungseingang per E-Mail), der Datentransfer und die digitale Mandantenkommunikation, oder Lösungen zum Belegabruf aus Portalen.
2. Die Digitalisierung der internen Prozesse
   Dazu zählen z. B. Zusammenarbeit via Dokumentenmanagementsystem (DMS), ein digitaler Posteingang und Postausgang, oder digitale Bescheidprüfung.
3. Digitalisierung der Außenkommunikation
   Dazu zählen z. B. Bemühungen auf Social Media, E-Recruiting oder die Möglichkeit der Terminvereinbarung über die Kanzleiwebsite.

Wenn Sie auf jeder Ebene konkrete Zielstellungen treffen können, sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Entscheiden Sie sich für Dinge, die Sie für Ihre Kanzlei, Ihre Mandanten und Ihr Team als wichtig erachten.

Schritt 2 – Partner Netzwerk und Best Practice Kontakte

Bleiben Sie nicht bei der Nabelschau. Sie können die digitale Transformation Ihrer Kanzlei nur Realität werden lassen, wenn Sie die richtigen Partner an Ihrer Seite haben und diese mit Ihnen auch in die gleiche Richtung gehen.

An erster Stelle stehen Ihre Softwarepartner (z. B. DATEV). Wichtig für Sie sind u. a. Informationen über Verfügbarkeit, zeitliche Vorläufe für Bereitstellung und Installationsprozesse.

Dann ist natürlich Ihr IT-Systempartner ein wichtiges Puzzleteil bei Ihrer digitalen Transformation, damit die technischen Rahmenbedingungen erarbeitet werden und der Abstimmungsprozess mit Ihrem Softwarepartner angestoßen wird. Hier müssen ebenso zeitliche Abläufe abgestimmt werden.

Besonders wichtig im digitalen Wandel ist der Kontakt und der Austausch mit Steuerberatern, die Ihre nächsten Schritte bereits gegangen sind. Echte Erfahrungen sind wertvoll, da Sie so teure Fehler vermeiden können und die Praxissicht nicht außer Acht lassen. Horchen Sie besonders bei den Erfahrungswerten beim Einführungsprozess neuer Anwendungen und Prozesse hin.

Die Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei ist insbesondere in der heißen Phase der Implementierung eine Operation am offenen Herzen.

Während Sie grundlegende Dinge in Ihrer Kanzlei umstellen und Ihr Team und Ihre Mandanten an neue Anwendungen und Abläufe gewöhnen müssen, gilt es laufende Tätigkeiten zu erledigen und bestehende Fristen einzuhalten.

Das bedeutet einen höheren Arbeitsaufwand für Ihr gesamtes Team in der Kanzlei mit vielen Ungewissheiten. Seien Sie sich bewusst, dass Sie als Führungskraft an dieser Stelle gefragt sind, um zu motivieren und als Beispiel voranzugehen.

Schritt 3 – Von der Projektplanung zur Umsetzung

Ihrer digitalen Transformation sollte eine entsprechende Projektplanung vorangehen, damit Sie nicht ins Schwimmen geraten und Ihr umfangreiches Vorhaben erfolgreich abschließen können.

Es bietet sich eine grobe Unterteilung in drei große Projektabschnitte an. Zunächst die strategische Planung, danach die technische Umsetzung und Einrichtung und zuletzt die Schulung und der Roll-out.

Strategische Planung

Aus der Erfahrung der digitalen Transformation vieler Kanzleien hat sich gezeigt, dass hier oft am falschen Ende gespart wird, was die Zeit im Projektablauf betrifft. Die Aufgabe bei der strategischen Planung liegt nicht nur bei der Umsetzung und dem Finden der passenden Partner, sondern vor allem bei der internen Kommunikation.

Nur wer frühzeitig anfängt Mitarbeiter, Mandanten und Geschäftspartner kommunikativ mit einzubinden, wird entsprechend motivieren können. In jedem Fall empfiehlt sich mindestens einen Mitarbeiter, als Digitalisierungsbeauftragten einen Teil der Verantwortung zu übertragen.

All diese kommunikativen Aufgaben sind nicht zu unterschätzen und werden realistisch betrachtet einen Zeitraum von mehreren Monaten einnehmen, bevor Sie ins konkrete Tun kommen.

Technische Umsetzung und Einrichtung

An dieser Stelle sind Ihre Software- und IT-Partner gefragt. Die tatsächliche Einrichtung und Inbetriebnahme der nötigen Hardware und Software sollte nicht länger als ein bis zwei Monate in Anspruch nehmen. Durch Ihre entsprechenden Vorbereitungen können Sie an dieser Stelle sicher sein, die richtigen Entscheidungen getroffen zu haben.

Schulung und der Roll-out

Sobald Ihnen die neuen Anwendungen und Möglichkeiten im Rahmen Ihrer Digitalisierung zur Verfügung stehen, gilt es diese aktiv in Ihre Arbeitsweise zu integrieren. Dies ist ein Prozess, der schrittweise angegangen werden sollte, damit Ihre Mandanten und Ihre Mitarbeiter nicht überfordert werden.

Optimalerweise wurden alle Prozessveränderungen bereits im Vorfeld kommuniziert und besprochen. Damit sollte niemand überrascht und verärgert darüber sein, dass Dinge nun tatsächlich anders erledigt werden als es vielleicht jahrelang der Fall war.

Es empfiehlt sich, mit allen Anwendungen für das interne Kanzleimanagement zu beginnen und im zweiten Schritt zu den Leistungsprozessen überzugehen.

Dieser Projektabschnitt kann nochmals drei oder mehr Monate in Anspruch nehmen. Hier zeigt sich jetzt, wie wasserdicht Ihre Planung war. Erfahrungsgemäß entstehen hier die meisten Reibungspunkte, die operativ Stück für Stück gelöst werden müssen.

Digitalisierung komplett?

Sobald Sie Ihr Digitalisierungsprojekt abgeschlossen haben, können Sie zunächst einmal stolz auf sich sein. Sie sind durch Fleiß und mit Mehraufwand dorthin gekommen, wo viele Ihrer Mitbewerber immer noch scheuen, den ersten Schritt zu machen.

Die Technik entwickelt sich rasant weiter und die Rahmenbedingungen für Ihre Kanzlei befinden sich ebenso in einem fließenden Zustand. Sie haben aber durch Ihr Projekt der digitalen Transformation Voraussetzung geschaffen, Ihre Kanzlei zukunftssicher auszurichten und die nächsten Veränderungsprozesse schneller und mit Ihrem Erfahrungsschatz angehen zu können.